Unverzichtbare Tipps und Tricks für effizientes Arbeiten mit Office

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Kommentar

Beschreibung: Die Büroarbeit lässt sich mit einigen Anwendungen gut optimieren.

Fotograf: Pixabay/Beispielfoto

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E-Mails hören statt lesen mit Cortana

Wenr das neueste Microsoft Office erwirbt, kann mit dem Programm Cortana sich die E-Mails vorlesen lassen, was die Produktivität im Arbeitsalltag erheblich steigert. Als persönlicher Produktivitätsassistent von Microsoft hilft  Cortana, Zeit zu sparen und sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. So ist es nicht mehr nötig, am Bildschirm zu verweilen, um E-Mails abzurufen. Mit einem einfachen Klick auf die drei Punkte oben rechts und der Auswahl "Vorlesen" aus dem Dropdown-Menü liest Cortana Ihnen die Nachrichten vor. Diese Funktion kann jederzeit angehalten oder innerhalb der Nachricht vor- und zurückgespult werden. So kann man sich anderen Tätigkeiten widmen, während man über die Vorgänge im Posteingang auf dem Laufenden bleibt.

Effiziente Zusammenarbeit mit der Co-Authoring-Funktion

Die gemeinsame Bearbeitung (Co-Authoring) ermöglicht es mehreren Nutzern, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Das umständliche Hin- und Hersenden von Präsentationen entfällt. Innerhalb von Microsoft Office genügt es, die Dokumente in SharePoint oder OneDrive zu speichern. Sie stehen dann allen berechtigten Personen zur Verfügung, die von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät darauf zugreifen und Änderungen vornehmen können. Diese Änderungen sind sofort für alle sichtbar. Dieses innovative Feature macht die Zusammenarbeit nicht nur effizienter und transparenter, sondern steigert auch die Produktivität erheblich.

Brainstorming mit dem Microsoft Whiteboard

Jede gute Idee und jedes Spitzenprodukt beginnt mit einem kreativen Gedankenaustausch. Mit dem Microsoft Teams-Whiteboard auf Windows 11-Systemen ist es möglich, gemeinsam und von jedem Ort aus an neuen Konzepten zu arbeiten. Die Plattform ermöglicht es allen Beteiligten, ihre Ideen mit digitalen Stiften frei zu skizzieren und auszutauschen. Zusätzlich können mit Notizzetteln Gedankenblitze während der Ideensammlung festgehalten und beliebig auf der Arbeitsfläche verschoben werden. Auch das Einfügen von Bildern und Dokumenten ist problemlos möglich. Wählen Sie dazu einfach in einer Teambesprechung die Option "Inhalte teilen" und dann "Microsoft Whiteboard". Nicht vergessen: Die gesammelten Inhalte können gespeichert und exportiert werden.

Notizen organisieren mit OneNote

OneNote bietet eine effiziente Möglichkeit, die Notizen zu organisieren! Es lässt sich alles in einer Notiz speichern, von Texten über Bilder bis hin zu Audio- und Videodateien. Außerdem kann man Notizen in verschiedenen Abschnitten und Seiten organisieren, um sie besser zu verwalten. Eine weitere praktische Funktion ist die Möglichkeit, die Notizen zwischen verschiedenen Geräten zu synchronisieren. Mit OneNote lassen sich die Notizen auch mit Kollegen, Freunden oder Familienmitgliedern austauschen.

So kann man gemeinsam an Notizen arbeiten und Änderungen in Echtzeit sehen. Dies ist besonders praktisch, wenn mit mehreren Personen an einem Projekt gearbeitet und schnelles Feedback benötigt wird. OneNote bietet auch eine praktische Suchfunktion, mit der schnell und einfach nach bestimmten Notizen gesucht werden kann. Notizen lassen sich auch mit Schlagwörtern versehen und sortieren, um sie später schnell wiederzufinden.

E-Mails zurückrufen

Jeder kennt diese Situation: Man ist gerade dabei, eine wichtige E-Mail an einen Kunden zu versenden und lässt sich aber kurz ablenken. Plötzlich stellt man beim Versenden fest, dass sich ein Tippfehler eingeschlichen hat und der notwendige Anhang fehlt. Kein Problem für den, der Outlook nutzt. Das E-Mail-Programm verfügt über eine praktische Funktion, mit der gesendete Nachrichten zurückgerufen werden können. Man muss nur zu "Gesendete Elemente" navigieren und die Aktion "Diese Nachricht zurückrufen" wählen.  Mit dieser Option lassen sich noch nicht geöffnete Nachrichten entweder löschen oder durch eine korrigierte Version ersetzen, sodass der Empfänger nichts von dem Missgeschick erfährt.