Ulm News, 27.06.2023 15:14

27. June 2023 von Thomas Kießling

BAG-Urteil 2022: Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung für Unternehmen

Nach dem jüngsten Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 besteht in Deutschland die Pflicht für Arbeitgeber, die gesamte Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Bereits im Jahr 2019 wurde ein Urteil gefällt, das Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.

Die Pflicht, die aus diesem Urteil hervorgeht, wurde jedoch nicht flächendeckend in der Praxis umgesetzt, was sich nun mit dem jüngsten BAG-Urteil vom 13. September 2022 ändern soll.
Die Entscheidung hat nun dazu geführt, dass Arbeitgeber eine rasche Lösung finden müssen. Auch wenn aktuell noch viele Fragen unbeantwortet sind und Arbeitgeber eine Frist für die Umstellung eingeräumt bekommen, sind sie nun per Gesetz dazu verpflichtet, zeitnah ein verlässliches Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten. Doch welche Aspekte im Rahmen der Arbeitszeiterfassung müssen berücksichtigt werden?

Allgemeine Regelungen

Inzwischen gibt es zahlreiche Systeme, mit denen Unternehmen die Personalzeiterfassung elektronisch durchführen lassen können. Dabei sind die verschiedenen Zeiterfassungssysteme auf unterschiedliche Unternehmen ausgelegt. Es gibt kleine Zeiterfassungs-Apps, mit denen sich nur einfache Kommen- und Gehen-Buchungen eintragen lassen. Es gibt aber auch umfassende Zeiterfassungssoftware, die Schichtzulagen automatisch berechnet, verschiedene Arbeitszeitmodelle berücksichtigt und sogar eine automatische eAU-Abfrage bietet.

Für den Rahmen der Personalzeiterfassung gibt es allerdings allgemeine Regelungen, die gesetzlich klar definiert sind und somit von allen Betrieben eingehalten werden müssen. Zu diesen Regelungen zählen unter anderem:

- Der Arbeitgeber ist in der Kontrollpflicht der Arbeitszeiterfassung.

- Die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung gilt auch für geringfügig Beschäftigte. Lediglich für Minijobber und Minijobberinnen, die in einem privaten Haushalt tätig sind, besteht keine Pflicht zur Zeiterfassung.

- Die Option auf Home Office sowie Vertrauensarbeit bleiben weiterhin möglich. Die Zeiten müssen allerdings täglich auf elektronischem Wege dokumentiert werden.

- Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, seinen Arbeitnehmern eine Auskunft über die dokumentierte Arbeitszeit zu geben.

- Für die Aufzeichnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren.

- Innerhalb von 12 Monaten müssen Arbeitszeitkonten ausgeglichen werden.

Herausforderungen für Arbeitgeber

Für viele Arbeitgeber geht das jüngste Urteil des Bundesarbeitsgerichts mit einer enormen Herausforderung einher, da diese nun in der Handlungspflicht stehen. Dabei reicht es nicht aus, lediglich ein Zeiterfassungssystem bereitzustellen. Die Arbeitgeber sind ebenso dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass Anfang, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Mitarbeitern vollständig und regelmäßig erfasst werden. Dies gilt ebenso für Überstunden sowie Pausenzeiten.
Auch wenn schnelles Handeln aufgrund der Gesetzeslage gefordert ist, sollten Arbeitgeber keine voreilige Lösung einführen, sondern sich mit den Möglichkeiten vertraut machen. Oft eignet sich ein modular erweiterbares System, sodass bei Unternehmenswachstum nicht direkt die Software gewechselt werden muss. Es sollte zudem sichergestellt werden, dass die Personalabteilung entlastet wird und das System gut in den Arbeitsalltag integriert werden kann.