Betriebsurlaub Weihnachten: Regeln und Tipps für Arbeitgeber

Betriebsferien anordnen

Sie können als Leiterin eines Start-ups oder Chef eines Handwerksbetriebs einen Betriebsurlaub Weihnachten anordnen. Das Betriebsverfassungsgesetz regelt das in § 87 Abs. 1 Nr. 5 in den „Urlaubsgrundsätzen“. Doch diese einseitige Maßnahme ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Sie muss erstens bereits im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einer Konzernbetriebsvereinbarung festgelegt sein. Zweitens müssen gute Gründe für die Anordnung vorliegen, Stichwort „betriebliche Belange“ – dazu später. Gibt es in Ihrer Firma einen Betriebsrat, dann hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei den Urlaubsplänen – einschließlich des Betriebsurlaubs.

In einem Betrieb ohne Betriebsrat können Sie Betriebsferien Weihnachten kraft Ihres Direktionsrechts anordnen. Das Bundesarbeitsgericht hat auch festgestellt, wie viel Urlaub frei wählbar sein muss. Drei Fünftel des Urlaubs können als Betriebsferien festgelegt werden, zwei Fünftel dürfen vom Arbeitnehmer frei bestimmt werden. 

Gründe

Ordnen Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin Betriebsferien als einseitige Maßnahme an, dann ist dieser „Zwangsurlaub“ nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Sie müssen gute Gründe für diese Anordnung haben – zusammengefasst unter dem Begriff „dringende betriebliche Belange“. Ihre Begeisterung für den Weihnachtsmann allein reicht nicht aus. Ein dringender betrieblicher Grund wäre, wenn die Organisation ohne einheitliche Urlaubsregelung erheblich beeinträchtigt würde und Ihr Team nichts zu tun hätte. Beispielsweise 

• parallele Betriebsferien eines wichtigen Lieferanten

• vorübergehende Schließung von Einrichtungen durch den Inhaber

• geringe Kundenfrequenz während der Weihnachtsferien

• notwendige Wartungs- oder Renovierungsarbeiten, die den laufenden Betrieb unmöglich machen

• koordinierte Urlaubsplanung, um Personalengpässe während der Saison zu vermeiden

Ein kurzfristiger Auftragsrückgang oder eine vorübergehende Störung im Betriebsablauf sind keine ausreichenden Gründe, um Betriebsferien anzuordnen. 

Frühzeitige Planung

Möchten Sie Betriebsferien anordnen, dann müssen Sie eine angemessene Ankündigungsfrist einhalten. Plötzlich kurzfristig Weihnachtsurlaub anzukündigen, ist nicht erlaubt. Ihr Personal soll genügend Zeit zur Planung haben. Als angemessene Frist gelten mindestens sechs Wochen. In einigen Branchen wie dem Tourismus oder dem Baugewerbe kann die Zeitspanne deutlich länger sein. Wurde einem Teammitglied bereits ein beantragter Urlaub genehmigt, dann kann dieser nicht mehr rückgängig gemacht werden. Es spielt auch keine Rolle, wenn sich diese Ferien mit den Betriebsferien überschneiden. Dies ist ein weiterer Grund, warum Sie unbedingt eine gute Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement-Software für Mitarbeitende benötigen.

Keine Urlaubstage mehr?

Was passiert, wenn eine Verkäuferin oder ein Mitglied des Vertriebs keinen Urlaub mehr hat oder noch keine Ansprüche erworben hat? Bleiben sie dann in den Betriebsferien unbezahlt daheim? Nein, das ist Ihre Verantwortung als Arbeitgeber. Haben Sie – vielleicht in weihnachtlicher Vorfreude – jemandem mehr Urlaubstage genehmigt? Dann muss dieses Teammitglied in den Betriebsferien keinen unbezahlten Urlaub nehmen, sondern erhält seinen vollen Lohn weiter ausbezahlt. Juristisch spricht man hier vom Annahmeverzug. Der Arbeitnehmer bietet Ihnen als Arbeitgeber seine Arbeitskraft an, doch wegen der Betriebsferien gibt es keine Arbeit. Damit verhindern Sie eine Tätigkeit des Arbeitnehmers. Regeln Sie solche Fälle am besten gleich im Arbeitsvertrag. Andernfalls besteht vielleicht die Möglichkeit für Notdienste oder vergleichbare Aufgaben. Übrigens: Wird jemand aus Ihrem Team in den Betriebsferien krank, dann gelten die Krankheitstage nicht als Urlaubstage. Geregelt ist dieser Fall in §?9 des Bundesurlaubsgesetzes. 

Fazit

Alle Jahre wieder … kommen die Betriebsferien. Einige der Fallstricke lassen sich gleich mit einer guten Urlaubs- und Abwesenheitssoftware für Mitarbeiter vermeiden. Am besten sind Programme, die viele Prozesse automatisieren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bevorzugen einfach zu bedienende Tools. Am liebsten planen sie ihren Urlaub bequem von der Couch aus mit der App. Diese Planungen landen dann digital gleich bei der Personalverwaltung. 

Unsere Tipps

• Regeln Sie die Möglichkeit von Betriebsferien bereits im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung.

• Stellen Sie sicher, dass dringende betriebliche Gründe vorliegen, bevor Sie Betriebsferien Weihnachten anordnen.

• Beachten Sie das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Urlaubsplanung.

• Halten Sie eine angemessene Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen ein.

• Nutzen Sie eine gute Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement-Software für Mitarbeitende zur Planung und Kommunikation.