Vorteile einer digitalen Lohnabrechnung für Unternehmen

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Reduzierung des Ressourcenverbrauchs

Ein wesentlicher Vorteil, den elektronische Lohnabrechnungen mit sich bringen, besteht in einer Einsparung von Ressourcen. Das liegt daran, dass einige Kostenblöcke entfallen. Zu diesen zählen unter anderem:

• Das Ausdrucken von Dokumenten
• Der Versand von Dokumenten per Post
• Die Materialkosten für das Papier

Unternehmen benötigen keine teuren Drucker mehr, wenn sich sämtliche Aufgaben digital abwickeln lassen. Auch der Versand von Briefen per Post ist nicht mehr erforderlich, sodass kein Porto mehr gezahlt werden muss. Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass die Dokumente sofort beim Empfänger ankommen, wenn sie per E-Mail versendet werden. Das beschleunigt Prozesse deutlich und reduziert den Zeitaufwand für die Personalabteilung. Zudem fallen keine Kosten mehr für Papier an. Der Wegfall von Papier hat zudem positive Auswirkungen auf den Umweltschutz, was zu einem besseren Unternehmensimage beiträgt. Wenn die Lohnabrechnung online erfolgt, werden zudem keine großen Aktenschränke mehr für die Lagerung von Dokumenten benötigt. Das wirkt sich positiv auf den Platzbedarf aus.

Minimierung der Fehleranfälligkeit

Die digitale Abwicklung der Lohnabrechnung wirkt sich positiv auf die Fehleranfälligkeit aus. Grund hierfür ist, dass es bei manuellen Dateneingaben von Mitarbeitern zu Fehlern aufgrund von Müdigkeit oder Unkonzentriertheit kommt. Unternehmen können die Dateneingabe stattdessen von einer modernen Buchhaltungssoftware erledigen lassen, sodass die Dateneingabe von einer Software übernommen wird. Auf diese Weise lässt sich die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduzieren. Die Nutzung einer solchen Software bringt zudem den großen Vorteil mit sich, dass die Mitarbeiter entlastet werden. Statt sich mit monotonen Tätigkeiten auseinandersetzen zu müssen, können sich Mitarbeiter wieder wichtigen strategischen Aufgaben widmen.

Berücksichtigung des Datenschutzes

Da es bei der Lohnabrechnung zur Verarbeitung von sensiblen Daten kommt, spielt der Datenschutz eine wesentliche Rolle. Unternehmen sollten sich daher intensiv mit der sogenannten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auseinandersetzen. Wichtig zu wissen ist, dass ein ausreichender Datenschutz beim Versand per Post nicht immer gewährleistet ist. Das liegt daran, dass Probleme bei der Zustellung dafür sorgen können, dass sensible Daten an den falschen Empfänger gelangen.

Wenn die Lohnabrechnung auf dem Schreibtisch des jeweiligen Mitarbeiters oder im offenen Postfach des Unternehmens platziert wird, können Unbefugte unter Umständen ebenfalls auf sensible Daten zugreifen. Daher macht der elektronische Versand der Lohnabrechnung Sinn. Hierbei sollte allerdings darauf geachtet werden, dass sowohl die Aufbewahrung als auch der Versand von digitalen Dokumenten verschlüsselt erfolgt. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Auswahl einer passenden Buchhaltungssoftware

Viele in der Lohnbuchhaltung anfallende Aufgaben lassen sich über eine Buchhaltungssoftware automatisieren. Das reduziert den Zeitaufwand und erhöht die Effizienz. Bei der Auswahl einer geeigneten Software sollten Unternehmen unter anderem auf die folgenden Faktoren achten:

• Benutzerfreundlichkeit
• Funktionsumfang
• Preis-Leistungs-Verhältnis
• Skalierbarkeit

Auch die Kompatibilität mit der bereits bestehenden IT-Infrastruktur spielt eine zentrale Rolle, wenn es um die Auswahl einer zu den Anforderungen des Unternehmens passenden Software geht. Schließlich muss ein Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen möglich sein, damit eine hohe Effizienz gewährleistet ist.