E-Signaturen oder digitale Signaturen in PDF: Was ist der Unterschied?

Bei Papierdokumenten ist in diesem Sinne alles klar: Der zuständige Mitarbeiter setzt einfach seine Unterschrift auf das Dokument. Im elektronischen Dokumentenmanagement ist alles etwas komplizierter, wenn man Unterschrift in PDF einfügen will. Dabei kommen elektronische oder digitale Signaturen zum Einsatz. Doch diese Begriffe werden oft falsch verwendet. 

Elektronische Signaturen

Elektronische Signaturen sind definiert als: „Ein elektronisches Symbol, ein Prozess oder ein Ton, der mit einem Vertrag oder einem anderen Dokument verknüpft ist und zum Unterzeichnen einer Aufzeichnung verwendet wird.“ Im Grunde ist es das Äquivalent der handschriftlichen Unterschrift und kann zur Bestätigung des Inhalts eines Dokuments oder der Bedingungen eines bestimmten Dokuments durch PDF Online Unterschreiben verwendet werden.

Digitale Signaturen

Digitale Signaturen sind das Online-Äquivalent zum Hinzufügen einer notariell beglaubigten Unterschrift. Zertifizierungsstellen verknüpfen die Identität mit einem PKI-basierten digitalen Zertifikat, das es ermöglicht, digitale Signaturen auf Dokumente, PDF Online Unterschreiben und cloudbasierte Plattformen anzuwenden. 

Public Key Infrastructure (PKI) ist ein Begriff, der sich auf eine Reihe von Maßnahmen und Richtlinien bezieht, die die Bereitstellung und Verwaltung einer der häufigsten Formen der Online-Verschlüsselung, der Public-Key-Verschlüsselung, ermöglichen. PKI ist nicht nur der Schlüsselverwalter für den  Browser, sondern bietet auch Sicherheit für verschiedene Infrastrukturen, einschließlich der internen Kommunikation innerhalb von Organisationen, des Internets der Dinge (IoT), Peer-to-Peer-Verbindungen (P2P) usw.

Wenn man ein Dokument mit einer digitalen Signatur versieht, verknüpft ein kryptografischer Vorgang das digitale Zertifikat und die im signierten Dokument enthaltenen Daten zu einem eindeutigen Abdruck. Die Einzigartigkeit der beiden Signaturkomponenten macht PDF Unterschreiben Online zu einem sinnvollen Ersatz für Papiersignaturen.

Mit diesem Kryptogramm lässt sich Folgendes überprüfen und sicherstellen:

• Das Dokument ist authentisch und stammt aus einer verifizierten Quelle.

• Das Dokument wurde nicht manipuliert, da es digital signiert war, da die Signatur bei Änderungen am Dokument als ungültig angezeigt würde.

• Ihre Identität wurde von einer vertrauenswürdigen Organisation (Zertifizierungsstelle) überprüft.

Arten von digitalen PDF-Signaturen

Verschiedene Plattformen und Dienste zur Dokumentenerstellung ermöglichen unterschiedliche Arten von Signaturen mithilfe digitaler Zertifikate. Eines der bequemsten Formate zum Austausch von Dokumenten ist das PDF-Format, mit dem in jedem Betriebssystem gearbeitet werden kann. In diesem Format können nicht nur konvertierte Textdokumente und Tabellen, sondern auch Zeichnungen, dreidimensionale Modelle, Video- und Audioaufnahmen gespeichert werden. Daher wird häufig PDF unterschreiben benötigt. Im PDF sind verschiedene Arten von Signaturen verfügbar.

Zertifizierungssignaturen

Unterschrift in pdf einfügen bedeutet, dass man der Autor des Dokuments ist, seinen Inhalt zertifiziert hat und es nach der Verteilung vor unbefugtem Zugriff schützen möchte. Bei zertifizierten Dokumenten ist am oberen Rand des Dokuments ein blaues Band mit dem Namen des Unterzeichners und Ausstellers des Zertifikats zu sehen – ein klarer visueller Hinweis auf das Dokument. Dies bestätigt Authentizität und Urheberschaft.

Genehmigungsunterschriften

Genehmigungssignaturen beschleunigen den Dokumentgenehmigungsprozess, indem sie elektronische Genehmigungen von Einzelpersonen oder Abteilungen mit PDF Unterschreiben dokumentieren. Diese Signaturen werden auch in die Struktur der PDF-Datei eingebettet. Sie können individuell angepasst werden, indem Sie ein Bild (z. B. Ihre physische Unterschrift oder Ihr offizielles Siegel) und verschiedene Unterschriftsdetails (z. B. Registrierungsort, Datum, Grund der Unterzeichnung) hinzufügen.

So signieren Sie PDF-Dokumente elektronisch

Zur Umsetzung des elektronischen Dokumentenmanagements ist es erforderlich, dass Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dies ist eine zwingende Voraussetzung, da ein Dokument ohne Unterschrift nicht als rechtlich bedeutsam angesehen werden kann. Standardmäßig kann eine PDF-Datei jedoch nicht bearbeitet werden. Der einfachste und schnellste Weg, eine solche Datei zu signieren, ist die Nutzung spezieller Online-Dienste. Hier findet man die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum PDF Online Unterschreiben.

• Man wählt einen Onlinedienst aus. Dabei muss es sich um einen bewährten und zuverlässigen Dienst handeln. Er muss die Sicherheit aller Daten gewährleisten.

• Man überträgt die zu signierende PDF-Datei in das spezielle Fenster. Dabei sollte man die maximale Dateigröße beachten, die das System verarbeiten kann.

• Man wählt eine elektronische Signatur aus. Typischerweise handelt es sich hierbei um alphanumerische Kombinationen, Bilder und Grafiken.

• Dann startet man den Vorgang. Der Dienst sollte einfach und übersichtlich zu bedienen sein und schnell funktionieren. In diesem Fall muss man nur wenige Sekunden warten.

• Danach kann man die signierte Datei speichern. Am einfachsten ist es, die fertige PDF-Datei auf das Gerät herunterzuladen und für den vorgesehenen Zweck zu verwenden.

Neben PDF Unterschreiben Online-Diensten lässt sich ein Dokument auch mit installierter Software signieren. Allerdings müssen solche Programme mit großer Sorgfalt ausgewählt werden, um nicht auf Betrüger hereinzufallen. Darüber hinaus ist diese Software oft recht schwierig zu verwalten. Möglicherweise muss man sogar eine zusätzliche Schulung absolvieren. Eine Fehlhandlung kann ein wichtiges Dokument ruinieren. Programme beanspruchen ziemlich viel Festplattenspeicher und verbrauchen erhebliche Systemressourcen.

Trotz der weit verbreiteten Verwendung elektronischer Dokumente werden in Fällen, in denen rechtliche Bedeutung, der Nachweis der Urheberschaft und die Nichtabstreitbarkeit erforderlich sind, überwiegend Papierdokumente verwendet. Eine elektronische digitale Signatur wird im elektronischen Dokumentenmanagement als Analogon einer handschriftlichen Signatur anerkannt. Mit Hilfe von PDF Unterschreiben werden Verträge und Urkunden, Briefe und Rechnungen, Anträge und Forderungen unterzeichnet. 

Sobald elektronische Rechnungsformulare erstellt sind, können alle Buchhaltungsarbeiten in die elektronische Version übertragen werden. Elektronische digitale Signaturen gewinnen auch in technischen Designsystemen zunehmend an Bedeutung – die meisten modernen Systeme unterstützen diese Funktion. Daher erfreuen sich Online-Dienste, womit Sie Unterschrift in PDF einfügen können, immer größerer Beliebtheit und Verbreitung.