Papierflut ade! Digitale Aufnahmedokumente an Uniklinik Ulm

Die Patient*innen können sich dort anmelden und weitere Details zu ihrem Aufenthalt besprechen. Jeden Tag werden hier bis zu 300 Patient*innen stationär aufgenommen. Behandlungsverträge, Datenschutzthemen, Komfortleistungen, Unterkunft oder Wahlärztliche Behandlungen – alle notwendigen Dokumente und Formulare werden bei der Aufnahme inzwischen nicht mehr ausgedruckt, sondern den Patient*innen an einem modernen Sign-Pad (Unterschriften-Pad) digital vorgelegt und auf diesem letztlich auch unterschrieben.
Ein Vorgang, der nicht nur enorm viel Papier einspart, sondern verschiedene Vorteile mit sich bringt: „Durch die elektronische Signatur lassen sich viele daran gekoppelte Prozesse effizienter gestalten“, so Sandra Hörmann, Leiterin der Abteilung Patientenadministration am UKU. „Für die Mitarbeitenden entfällt zum Beispiel der Aufwand, die unterschriebenen Verträge manuell in unser Krankenhausinformationssystem einzupflegen oder einzuscannen.“

Dadurch sind die Patienteninformationen zum einen viel schneller für alle beteiligten Abteilungen abrufbar. Zum anderen kommt die Digitalisierung auch dem Schutz sensibler, personenbezogener Daten zu Gute, denn papierbasierte Methoden bergen für eine Organisation ein erhebliches Fehlerpotenzial. „Ein weiterer Vorteil ist die reduzierte Geräuschkulisse. Da die Drucker nicht mehr ständig im Einsatz sind, ist es in der Aufnahme wesentlich ruhiger geworden“, so Hörmann weiter. Auf Wunsch der Patient*innen können die Formulare selbstverständlich auch weiterhin ausgedruckt werden. „Die meisten empfinden die digitale Lösung jedoch als angenehm und kennen ähnliche Systeme bereits aus ihrem Alltag“, so Doris Vogel, langjährige Mitarbeiterin der administrativen Patientenaufnahme am UKU. Sie war an dem Projekt „Digitale Signatur“ von Anfang an beteiligt und freut sich, dass während der Testphase von der Projektleiterin Marija Martinovic, Zentrum für Information und Kommunikation am UKU, auch auf die Anforderungen des Teams eingegangen wurde. „So konnten wir unsere praktischen Erfahrungen einbringen und Verbesserungsvorschläge machen. Schlussendlich müssen ja die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Sign-Pad arbeiten.“ Für das Universitätsklinikum Ulm ist die Einführung der digitalen Sign-Pads auch ein wichtiger Meilenstein für mehr Nachhaltigkeit.

„Durch das Projekt konnten wir bereits innerhalb von vier Monaten mehr als 19.000 Papierblätter einsparen“, sagt Susanne Baum, Nachhaltigkeitsmanagerin am UKU. Nicht nur Papier, sondern auch die entsprechenden Mappen, die für die ausgedruckten Verträge vorgehalten wurden, werden künftig nicht mehr benötigt. Mittlerweile ist die Testphase abgeschlossen und die gesamte zentrale Patientenaufnahme wurde mit den digitalen Sign-Pads ausgestattet. „Aktuell gibt es weitere Pläne, um auch die administrativen Patientenaufnahmen der anderen Standorte des UKU nach und nach zu digitalisieren“, so Marija Martinovic.