Stil bei Geschäftsbriefen verbessern: So geht es

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Kommentar

Fotograf: Pixabay/Symbolfoto

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Zielgruppe kennen

Zunächst sollte man die Zielgruppe kennen, um den Schreibstil entsprechend anzupassen. In manchen Situationen ist ein formeller Ton angemessen, manchmal ist auch die informellere Ansprache passender. 

Schreiben klar und prägnant 

Um den Schreibstil zu verbessern, braucht es Klarheit. Die Botschaft sollte prägnant sein. Um das zu erreichen, setzt man kurze Sätze ein und vermeidet  Füllwörter. Klare Wörter vermitteln die Nachricht deutlich. Vermieden werden sollten abstrakte und komplizierte Ausdrücke. Es finden sich meist einfachere Wörter.

Man kann konkrete Beispiele einsetzen. Wenn Punkte und Sachverhalte konkret veranschaulicht werden, z.B. durch Fallstudien, versteht die Leserin oder der Leser leichter. Grundsätzlich sollte man kurze Sätze und Absätze verwenden. Die Sätze sollten leicht verständlich wie möglich sein. Lange Sätze sind verwirrend und lenken die Aufmerksamkeit ab. 

Feedback abfragen

Es ist von Vorteil, wenn man Geschäftspartner oder Kollegen um Feedback bittet, etwa bei Geschäftsbriefen. Denn externes Feedback hilft, Schwachstellen zu erkennen und zu lösen.

Doch was ist bei negativem Feedback? Das kann eine Herausforderung sein, aber auch druch aus hilfreich sein, um sich dadurch persönlich und beruflich weiter zu entwickeln. Bei einer negativen Rückmeldung sollte man ruhig bleiben und über die Sachlage nachdenken. Man solte auf keinen Fall devensiv reagieren. Vielmehr sollte man sich Zeit nehmen, über das Feedback nachdenken. 

Hilfreich ist aauch aktives Zuhören. Auch kann man Fragen stellen, um sicherer zu werden und die Kritik am Schreibstil besser zu verstehen. Um gutes Feedback beim Schreiben zu erhalten, kann auch eine  Ghostwriter Agentur eine Hilfe sein. Ein Ghostwriter als Profi kann die besten Tipps geben, wenn es darum geht, dass den Schreibstil zu verbessern.

Auf jeden Fall sollten Grammatik und Rechtschreibung überprüft werden, wenn man Geschäftsbriefe schreibt. Grammatik- und Rechtschreibfehler sollten auf jeden Fall vermieden werden. Sie beeinträchtigen die Glaubwürdigkeit der Botschaft.

Jargon und Fachbegriffe vermeiden

Jargon-Ausdrücke haben in Geschäftsbriefen nichts zu suchen. Fachjargon kann für diejenigen außerhalb eines konkreten Fachgebiets schwer verständlich sein. Schließlich sollte breiteres Publikum die Botschaft verstehen. Das zeigt Rücksichtnahme und Respekt gegenüber den Leserinnen und Lesern. Ein verständlicher und deutlicher Schreibstil wirkt dagegen professionell. Indem komplexe Begriffe klar erklärt werden, zeigt der Verfasser, dass er klar kommunizieren kann. 

Auf Kontext achten

Die Botschaft muss den nötigen Kontext liefern, um die richtige Interpretation zu ermöglichen. Es empfiehlt sich, die richtige Anrede und Grußformel zu verwenden. Auch das verbessert den Gesamteindruck des geschäftlichen Schreibens. 

Üben

Das Üben ist äußerst wichtig. Eigentlich ist ‚Übung macht den Meister‘ unter den besten Tipps für Geschäftskommunikation. Daher sollte man regelmäßig schreiben, um den Schreibstil zu verbessern. 

Geschäftsbriefe besser schreiben?

Respekt und Höflichkeit sollte man gegenüber dem Empfänger zeigen, unabhängig vom Grund des Schreibens. Auch sollte man den Bref sorgfältig korrigieren. Man sollte die Grammatik- und Rechtschreibfehler erkennen und entfernen. Ein fehlerhafter Brief wirkt unprofessionell. 

Tipps für Geschäftskommunikation

Nicht jede Geschäftskommunikation ist schriftlich. Wenn sie mündlich ist, hören sollt man aktiv zuhoren. Man sollte sicher sein, dass man alles richtig verstanden hat. 
Wichtig ist auch der passende Kommunikationskanal für die Nachricht. Manche Informationen werden per Telefon oder E-Mail am effektivsten übermittelt. Andere eignen sich eher für ein persönliches Gespräch.