Geschäftsreisen professionell organisieren - Tipps für die Planung

Bestimmungen im Reiseziel

Vor Antritt einer Geschäftsreise ist es von größter Wichtigkeit, sich über die Aufenthaltsbestimmungen des Ziellandes zu informieren. Fragen, wie "Wird in einer anderen Währung bezahlt und kann meine Kreditkarte dort verwendet werden?" sollten während dieses Prozesses beantwortet werden. Schließlich sollte man wissen, wie man finanzielle Transaktionen abwickeln kann. Darüber hinaus kann die Erforschung der Sitten und Gebräuche in Bezug auf Geschäftspraktiken und -methoden im Land die Reise reibungsloser gestalten. So wird das Geschäftsreisemanagement leicht gemacht.
Die Kenntnis von Details wie Geschenknormen, Begrüßung, Tischetikette, Sprache bei Besprechungen usw. kann bei Gesprächen mit potenziellen Kunden oder Kollegen von Vorteil sein. Außerdem trägt ein gutes Verständnis der Kultur des Gastlandes dazu bei, Respekt und Vertrauen zwischen beiden Parteien zu fördern. Indem eine Atmosphäre des gegenseitigen Verständnisses geschaffen wird.

Passende Unterkunft

Bei der Suche nach der perfekten Unterkunft für eine Geschäftsreise ist es von entscheidender Bedeutung, dass man sich in einem professionellen Umfeld wohlfühlt und gut arbeiten kann. Zudem ist es von Vorteil, wenn man eine zentral gelegene Unterkunft findet. Denn so ist man in der Nähe von allem und kann schnell und einfach zwischen Meetings und verschiedenen Orten wechseln. Dies kann auch von Vorteil sein, wenn man die Kollegen während der Reise Rat oder Unterstützung benötigt.

Alles rund um den Flug

Bei der Buchung eines Fluges für eine Geschäftsreise gibt es einige Dinge zu beachten. Zunächst sollte man sich die Buchungsbestätigung zufaxen lassen, damit man Datum, Uhrzeit, Flugnummer, Terminal und voraussichtliche Dauer der Reise und des Fluges notieren kann.
Wenn die Daten anders ausfallen als geplant, ist man bereits auf eine Umbuchung vorbereitet. Daneben benötigt man für die Weiterreise vom Flughafen zum Zielort eine Bahnverbindung oder einen Mietwagen. Außerdem sollte man für den Anreisetag Pufferzeiten einplanen, falls sich das Flugzeug verspätet.

Wichtige Dokumente

Wenn man geschäftlich unterwegs ist, sollte man mehrere Dokumente mit sich führen. Dabei sollten der Reisepass und der Personalausweis noch gültig sein, denn viele Länder verlangen eine Mindestgültigkeit von sechs Monaten. Zudem benötigt man möglicherweise ein Visum oder einen Nachweis über die Krankenversicherung, um in bestimmte Länder zu reisen. Deshalb sollte man sich vergewissern, dass man die Einreisebestimmungen des Landes geprüft hat, bevor man die Reise antritt.
Sollte ein Mietwagen gebucht werden, benötigt man in manchen Fällen einen internationalen Führerschein. Trotzdem ist es hilfreich, Kopien aller wichtigen Dokumente mit sich zu führen. Im Büro Neben der Reisevorbereitung sollte man auch seine Abwesenheit entsprechend planen, da ein wichtiges Teammitglied fehlt. Deshalb müssen auch hier einige Dinge abgeklärt werden, damit in der Zwischenzeit der normale Betrieb weitergehen kann.

Geeignete Vertretung finden

Die meisten Geschäftsreisen dauern einige Tage und der Reisende kann sich um die meisten Dinge selbst kümmern. Wenn jedoch bestimmte Aufgaben oder Entscheidungen zu treffen sind, ist es wichtig, dies im Voraus mitzuteilen. So kann sich der Reisende auf seine Arbeit konzentrieren, ohne sich um das Geschäft zu Hause kümmern zu müssen. Wer für Geschäftsreisende als Stellvertreter fungiert, sollte darüber unterrichtet werden, was von ihm erwartet wird. Denn es ist möglich, dass während der Geschäftsreise Fristen ablaufen.
Bei Bedarf können Vollmachten ausgestellt werden, damit die Geschäfte reibungslos weiterlaufen können.

Abwesenheitsmeldung

Beim Antritt einer Geschäftsreise sollte man Kollegen und Kunden im Voraus darauf vorbereiten. Deshalb kann man eine Abwesenheitsnachricht einrichten, die freundlich und informativ formuliert ist. Dabei sollte man den Gesprächspartner wissen lassen, wann er mit einer Antwort rechnen kann. Zudem sollten hier ein festes Datum und eine feste Uhrzeit genannt werden, zu der man im Büro zurückerwartet wird. Daneben sollte man die empfohlene Kontaktstelle für die Zeit der Abwesenheit angeben. Dafür kann die automatische E-Mail-Antwort- oder Weiterleitungsfunktionen genutzt werden.