Elektronische Signatur: Das neue Normal im Home Office

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Kommentar

Fotograf: Pixabay/Symbolfoto

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Rechtliche Rahmenbedingungen: eIDAS und VDG

Digitale Signaturen sind im deutschen Recht nicht neu. Bereits 1997 verabschiedete der Gesetzgeber das Signaturgesetz, um Rahmenbedingungen für die damals neue Technologie zu schaffen. Damals ging es darum, Rechtssicherheit für Anwendungen wie E-Commerce zu schaffen und erste Schritte im Bereich des E-Government zu gehen. Das Signaturgesetz trat 2017 außer Kraft und wurde bereits 2016 im Wesentlichen durch die EU-Verordnung eIDAS und das deutsche Vertrauensdienstegesetz (VDG) abgelöst. Die eIDAS Verordnung (das Kürzel steht für electronic Identification, Authentication and Trust Services, in Deutschland auch IVT - elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen) gilt im gesamten Europäischen Wirtschaftsraum (EWR).
Gegenstand sind elektronische Identifizierung sowie Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen. Die Richtlinie regelt zum Beispiel Verfahren und Anforderungen für die elektronische Unterschrift, Siegel und Zeitstempel. Auch Zertifikate zur Authentifizierung von Websites, elektronische Einschreiben und Vertrauensdienste sind durch eIDAS europaweit geregelt. Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) und mit ihm die Vertrauensdiensteverordnung soll auf nationaler Ebene die Umsetzung der eIDAS Verordnung sicherstellen. Das Gesetz charakterisiert Vertrauensdiensteanbieter, die Technologien wie die elektronische Signatur bereitstellen. Außerdem regelt es behördliche Zuständigkeiten. Für elektronische Signaturen ist die Bundesnetzagentur als oberste Aufsichtsbehörde zuständig.

Wichtige Gesetze für die elektronische Signatur im Überblick:

- eIDAS (EU Verordnung)
- Vertrauensdienstegesetz
- Vertrauensdiensteverordnung

Technische Grundlagen: Wie funktioniert eine elektronische Signatur?

Elektronische Signaturen basieren auf einem asymmetrischen kryptografischen Verfahren. Im Kern geht es um zwei elektronische Schlüssel: Einen privaten Schlüssel und einen öffentlichen Schlüssel. Mit dem privaten Schlüssel können Dokumente verschlüsselt werden. Die Entschlüsselung ist nur mit dem öffentlichen Schlüssel möglich. Während der private Schlüssel geheim bleibt, ist der öffentliche Schlüssel frei zugänglich. Es ist nicht möglich, den privaten Schlüssel aus dem öffentlichen Schlüssel zu berechnen. Die Details des Verfahrens sind ein wenig technisch. Aus den Daten eines Dokuments wird mit einem bestimmten Verfahren eine Quersumme errechnet. Diese wird auch als Hashwert bezeichnet. Wer sich hier an eine Kryptowährung erinnert fühlt, liegt technisch nicht ganz falsch.
Der Hashwert wird mit dem privaten Schlüssel codiert. Der öffentliche Schlüssel dient zur Entschlüsselung, indem er die zuvor gebildete Quersumme wieder sichtbar macht. Doch bei der elektronischen Signatur geschieht noch mehr: Bei der Entschlüsselung wird erneut ein Hashwert gebildet und mit dem Hashwert des verschlüsselten Dokuments verglichen. Wichtig: Die Verschlüsselung dient ausschließlich zur Sicherstellung der Authentizität des Dokuments. Es geht nicht darum, die Inhalte des Dokuments gegenüber Dritten geheim zu halten. Dazu stehen andere Technologien und Anwendungen zur Verfügung.
Zur Signaturtechnik gehört ein Zertifikat, das den privaten Schlüssel einer bestimmten Person zuordnet. Die Zertifikate dürfen Unternehmen nicht selbst ausstellen.
Autorisiert dazu sind lediglich zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter. In der Praxis müssen Anwender sich um die Technik hinter der elektronischen Signatur wenig Gedanken machen. Die Anwendung ist recht einfach – und häufig cloudbasiert. Unternehmen schließen Verträge mit Signaturprovidern ab, Anwender melden sich bei den Diensten an und erhalten Zugang zu einer zwar speziellen, aber einfach zu bedienenden Software. Um ein Dokument zu signieren, muss es lediglich in die Cloud hochgeladen und mit einem Mausklick signiert werden.

Probe aufs Exempel: Wie sicher sind digitale Signaturen?

Elektronische Signaturen gelten als sicher - und zwar nach Ansicht vieler Experten sogar sicherer als eine klassische händische Unterschrift auf Papier. Eine manuelle Unterschrift lässt sich fälschen. Das Ergebnis eines asymmetrischen kryptografischen Verfahrens ist dagegen relativ fälschungssicher. Die Sicherheit kann zudem durch zusätzliche Verfahren wie Zwei Faktor Authentifizierung noch gesteigert werden.
Manipulationen sind zwar technisch nicht ausgeschlossen, aber zweifelsfrei nachweisbar. Dafür sorgt das Hash Verfahren in Kombination mit dem privaten Schlüssel.

Vorteile für Unternehmen und Anwender

Bei der Arbeit im Homeoffice können Anwender von digitalen Signaturen durchaus profitieren, wie ein simpler Blick auf die Praxis zeigt. In vielen Unternehmen müssen bestimmte Dokumente abgezeichnet und an einen oder mehrere weitere Empfänger weitergeleitet werden. Das nahezu alltägliche Procedere ist zeitraubend: Ein zu unterzeichnendes Dokument geht bei Mitarbeiter A via E-Mail ein. Dieser druckt es aus, unterschreibt es mit einem Stift, scannt es wieder ein und sendet es als E-Mail Anhang an den nächsten Empfänger.
Der Zeitaufwand für ein einzelnes Blatt Papier kann so leicht 10 Minuten erreichen – auf die Dauer ein enormer Kostenfaktor für Unternehmen und potenzieller Frustfaktor für Mitarbeiter. Im Homeoffice steht nicht zwingend die dafür benötigte Infrastruktur zur Verfügung – im schlimmsten Fall müssen Mitarbeiter das Dokument dann sogar noch per Post versenden. Der Einsatz der elektronischen Unterschrift stellt aus Sicht von Unternehmen deshalb eine einfache Möglichkeit zur Produktivitätssteigerung dar. Digitale Signaturen beschleunigen Prozesse und setzen Zeit für wichtigere Aufgaben frei. Unternehmen sparen Kosten und können Abläufe verschlanken. Dies gilt auch nach der Unterzeichnung eines Dokuments. Digitale signierte Dokumente lassen sich durch eine zentrale Software gestützt sehr viel besser archivieren als unzählige gescannte Blätter.