Briefversand leicht gemacht: Alles Wichtige im Überblick

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Die richtige Briefmarke finden

Wichtig für das Bestimmen des entsprechenden Portos ist die Größe und das Gewicht einer Sendung. Hierfür wird Länge, Breite und Höhe des Briefs gemessen. Briefumschläge haben zudem zusätzliche Vorschriften bezüglich des Formats: Standard- und Kompaktbriefe müssen rechteckig sein. Bei Groß- und Maxibriefen ist auch die Quadratform möglich. Das Gewicht kann mit einer herkömmlichen Küchenwaage ermittelt werden.
Die Gewichtsstufen geben weitere Auskunft über die zu wählende Briefmarke:

bis 20 g - Standardbrief
bis 50 g - Kompaktbrief
bis 500 g - Großbrief
bis 1.000 g Maxibrief

Außerdem ist der Ort des Empfängers zu beachten - liegt dieser innerhalb Deutschlands oder im Ausland? Online finden sich sogenannte Portoberatertools, die mit eingegebenen Daten die richtige Marke bestimmen. Heutzutage ist das Frankieren von Briefen auch über das Smartphone möglich. Hier kann bargeldlos bezahlt werden. Die mobile Briefmarke wird in Form eines Portocodes übermittelt, der händisch auf den Briefumschlag geschrieben wird.

Das Versenden von Wertsachen

Gegenstände von größerem Wert wie Schmuck, wichtige Dokumente oder Elektronik können in Postfilialen teilversichert werden. Dies passiert meist per Einschreiben. Zum Porto kommt ein geringer Aufpreis hinzu, der bestimmte Leistungen garantiert. Ausgegeben werden zunächst Einlieferungsbeleg und eine Sendungsverfolgungsnummer. Außerdem wird man über den Empfang des Briefes benachrichtigt. Im Falle des Verlusts auf dem Postweg haftet der Postanbieter für den angegebenen Wertbetrag.
Beim Versenden von Wertsachen sollte dazu auf die richtigen Versandtaschen geachtet werden. Für empfindliche Materialien eignen sich besonders Luftpolstertaschen oder ein stabiler Umschlag aus Pappe. Auf diesem Weg sind Inhalte vor äußeren Einflüssen bestmöglich geschützt.

Die richtige Beschriftung des Briefs

Adressdaten sind optimalerweise vorne zu sehen. Der übliche Platz für die Empfängeradresse ist unten rechts. Die Adresse des Absenders wird oben links notiert. Im Falle eines Zustellungsfehlers kann die Sendung schnellstmöglich zurückgesandt werden.

Das sichere Verschließen der Sendung

Standard-Klebelösungen findet man auf nahezu allen Briefumschlägen. Allerdings unterscheiden sich diese oft in Ihrer Qualität. Bei qualitativ minderwertigen Briefen kann es so zum Verlust des Inhaltes kommen. Die schnelle, maschinelle Sortierung in Briefzentren kann Gegenstände aus nicht ausreichend geklebten Briefen herauspressen. Zusätzliches Kleben der Brieflasche ist deshalb empfehlenswert.
Dies ist besonders wichtig bei Broschüren, Mappen, dicken Lagen von Papier, beispielsweise Verträgen, und allen losen Gegenständen. Diese haben genügend Platz von innen gegen die Lasche des Briefes zu stoßen und diese damit zu öffnen. Verhindert werden kann dies zusätzlich, indem man das Objekt mit weichem Material umhüllt und somit den Brief ausfüllt.

Farbige Umschläge

In der maschinellen Briefsortierung ist es entscheidend, ob Empfängeradressen erkannt werden. Empfohlen wird daher das Integrieren eines weißen Papierfeldes. Die Adresse wird zudem in einer dunklen Farbe vermerkt. Von Wichtigkeit ist ebenso das Freilassen der Codierzone. Sie befindet sich am rechten unteren Rand und ist 150 x 15 mm groß.
Aufkleber oder Sticker sollten in diesem Bereich nicht vorkommen. Zuletzt muss auf die Flexibilität des Briefs geachtet werden. Sendungen müssen ausreichend biegsam sein, um auf den Transportbändern sortiert werden zu können. Alles im Briefversand ist geregelt. So wird dafür gesorgt, dass jeder Brief seinen rechtmäßigen Empfänger findet. Berücksichtigt man die zusammengetragenen Punkte, ist das garantiert.