pronova BKK: Effizientes Kontakt- und Verteilermanagement dank PressFile

Das deutliche Unternehmenswachstum sowie die bundesweite Öffnung waren vor gut zwei Jahren die ausschlaggebenden Gründe dafür, bestehende Software-Werkzeuge zu überdenken und gegebenenfalls zu ersetzen. Speziell im Bereich der Pressearbeit verliefen die Prozesse für das Kontakt- und Verteilermanagement mit hohem Zeitaufwand – Excel und Outlook waren die einzigen Hilfsmittel. Schnell stand fest: Eine effizientere Alternative muss her. „Auf der Suche nach einer neuen Software für unsere PR-Tätigkeiten standen vor allem die Kriterien Zeitersparnis und Übersichtlichkeit sowie die Möglichkeit, regionale Verteiler anzulegen im Vordergrund. Auf eine Empfehlung hin sahen wir uns PressFile genauer an und entschieden uns nach einer überzeugenden Demo für die Implementierung“, erinnert sich Ulrich Rosendahl, Pressesprecher und Ressortleiter Markt der pronova BKK. Das heutige Resümee der Presseabteilung zeigt: PressFile kann die Erwartungen von der damaligen Einführung bis zur heutigen, täglichen Nutzung erfüllen. Seit der Implementierung, die mit einem Schulungsaufwand von nur einem halben Tag erfolgte, nutzen zwei Mitarbeitende die Tipps und Tricks im Umgang mit der klar strukturierten Benutzeroberfläche. Ein zentrales Browser-Fenster, das in drei einheitliche Spalten unterteilt ist, hält alle nötigen Informationen und Tools bereit – im Büro und unterwegs. So zum Beispiel sämtliche Daten eines Ansprechpartners, wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, aber auch die eines Mediums, wie Erscheinungsweise und Auflagenstärke. „Deshalb gehen vor allem die Verwaltung von unseren rund 250 Journalistenkontakten sowie der Aufbau und die Pflege von Verteilern heute einfach von der Hand“, erklärt Rosendahl. „Die Bedienung erfolgt intuitiv und zielgerichtet. Dank der Dynamik von PressFile führen wir nun mit wenigen Klicks Verteiler zusammen und sortieren einzelne Kontakte aus beziehungsweise um“. Einladungen, Pressemitteilungen und Co. können über personalisierte E-Mails oder per Brief versendet werden. Art und Zeitpunkt der Aussendung und andere Ereignisse wie Veröffentlichungen oder Redaktionsbesuche werden automatisch lückenlos dokumentiert und stehen für spätere Auswertungen zur Verfügung. Neben den reinen Funktionalitäten kommen bei der Auswahl einer geeigneten Software auch andere Faktoren zum tragen – wichtig ist das Gesamtpaket. „Mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis von PressFile sind wir ebenso zufrieden wie mit dem schnellen und freundlichen Service“, so Rosendahl. Die Weblösung wird im ASP-Betrieb (Application Service Providing) gegen monatliche Nutzungsgebühren zur Verfügung gestellt. Im Gegensatz zu vor Ort installierten Lösungen ist so eine unkomplizierte Abwicklung der IT-Administration sowie von Wartung und Support gewährleistet. Zudem kann die Cloud-basierte PR-Software schnell in Betrieb gehen, da keine Investitionen in eine IT-Infrastruktur nötig sind. Die pronova BKK betreut zum einen große Weltkonzerne wie zum Beispiel Bayer, BASF oder Ford insbesondere in den Bereichen betriebliche Gesundheitsförderung und Prävention. Zum anderen ist sie auch bundesweit für alle Interessierten geöffnet. Insgesamt vertrauen momentan rund 640.000 Versicherte auf die persönliche Beratung, den umfassenden Service sowie die qualitativ hochwertigen Leistungen. Außerdem engagiert sich die pronova BKK beispielsweise stark als Ausbilder angehender Fachleute für das Gesundheitswesen und ergreift aktiv Maßnahmen wenn es um die Chancengleichheit ihrer Mitarbeitende n geht – etwa durch flexible Arbeitszeitmodelle, Notfallregelungen bei der Kinderbetreuung oder geschlechtergerechte Sprache. Dafür wurde sie bereits zum zweiten Mal mit dem Prädikat „Total E-Quality“ ausgezeichnet, das durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend und den Verein TOTAL-E-QUALITY Deutschland e.V. vergeben wird.