Digitale Lösungen für die Personalplanung: Effizienter durch smarte Tools

Smarte Tools für effiziente Unternehmen

Effizienz ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Immerhin wirkt sie sich erheblich auf den wirtschaftlichen Erfolg aus. Gerade in der Personalplanung lassen sich viele Stellschrauben drehen – insbesondere mit den digitalen Lösungen, die es inzwischen gibt.

Eine hervorragende Lösung ist eine Abwesenheitsmanagement Software. Solche Tools erlauben es Unternehmen, auf einen Blick zu sehen, wie gut ihre Abteilungen aktuell ausgelastet sind. Abwesenheiten werden problemlos erfasst und dank innovativer Technologien direkt bewertet, um immer ausreichend – aber nicht zu viel – Personal einzuplanen.

Die Wirtschaftsregion Ulm ist äußerst beliebt – für Verbraucher und auch Arbeitnehmer. Unternehmen können sich glücklich schätzen, engagierte und produktive Mitarbeiter zu beschäftigen. Allerdings müssen Arbeitnehmer auch sinnvoll eingeplant werden. Es ist weder gut, zu wenige noch zu viele Angestellte einzuplanen. Es braucht bedarfsorientierte Schicht- und Einsatzpläne. Doch das ist oft nicht so einfach. 

Automatische Schichtpläne dank digitaler Lösungen

Hier kommt die Digitalisierung ins Spiel. Verschiedene Lösungen ermöglichen eine automatische Erstellung von Schicht- und Einsatzplänen, die sich am jeweiligen Bedarf orientieren. Dabei geht die Software nicht nach Standardeinstellungen vor, sondern übernimmt eine smarte Planung.

Gute digitale Produkte achten nicht nur darauf, wie viele Mitarbeiter an einem Tag anwesend sein müssen, damit das Tagessoll erfüllt wird. Sie berücksichtigen auch die Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben. Außerdem ermöglichen es innovative Technologien, dass sich der Plan an kurzfristige Änderungen flexibel anpasst. Das ist unter anderem bei einer spontanen Krankmeldung essenziell.

Besonders praktisch ist, dass die Planung übersichtlich und transparent erfolgt. Sowohl der Arbeitgeber als auch seine Angestellten haben dadurch den vollen Überblick. Man braucht dafür nicht einmal ein fundiertes Fachwissen: Dank einfacher Übersichten und grafischer Pläne sieht man schnell, wo es Engpässe geben könnte, wo Soll-Ist-Abweichungen stattfinden und wie viel Personal verfügbar ist.

Natürlich ist die Planung durch entsprechende Software nicht in Stein gemeißelt. Vielmehr können Schichtplaner ganz einfach Anpassungen vornehmen, falls nötig. Jedoch sind hochwertige digitale Produkte bereits so gestaltet, dass die Fehlerquelle bei einem Minimum liegt. Das, was der Mensch bei der Personalplanung oft übersieht, hat die Technik gleich auf dem Schirm.  

Übrigens: Auch Urlaubsanträge und Krankmeldungen können durch entsprechende digitale Systeme einfach eingereicht, erfasst und bearbeitet werden. Das spart beiden Seiten Zeit und Mühe. Die Abstimmung wird auf diese Weise noch einfacher. 

Personalplanung, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in einem – vielfältige digitale Lösungen

Nicht nur die Personalplanung wird durch digitale Tools einfacher. Solche Systeme lassen sich auch problemlos mit anderen Produkten koppeln oder nach Bedarf erweitern. Wenn es um die Planung von Personal geht, sind auch Zeiterfassung und Zutrittskontrolle von großer Relevanz.

Gerade dann, wenn es sich um ein größeres Unternehmen handelt, empfiehlt es sich, in eine Zutrittskontrolle zu investieren. Auf diese Weise kann niemand das Gebäude betreten, der keine Befugnis dazu hat. Per Chip-Karte oder Transponder können nur die Menschen mit Berechtigung – also die Mitarbeiter – Türen öffnen und sich Zutritt verschaffen.

Sehr praktisch ist es, solche Systeme direkt mit einer Zeiterfassung zu koppeln. Beim Öffnen einer Tür mit der Zutrittskarte wird automatisch erfasst, welcher Mitarbeiter gerade zur Arbeit gekommen ist. Beim Verlassen des Gebäudes wird wiederum erfasst, dass er seine Arbeit für den Tag beendet.

Das erspart sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer Mühe und Zeit für die Dokumentation. Zudem hat man die Arbeitszeiten auf diese Weise schwarz auf weiß - im Zweifelsfall ist das sehr praktisch. Missverständnisse können dank der Digitalisierung der Arbeitswelt kaum mehr auftreten.

Ideal ist es, wenn all diese Daten zentral in einer Software gesammelt werden. Auf diese Weise haben Unternehmen stets den vollen Überblick über das, was in ihrem Unternehmen in Bezug auf das Personal abläuft. Dank Echtzeitdaten und einem Zugriff über das Smartphone können Arbeitgeber somit überall und zu jeder Zeit kontrollieren, ob alles rechtens ist. 

Fazit

Digitale Lösungen lohnen sich für verschiedene Unternehmensbereiche. Vor allem in der Personalplanung profitieren Firmen von smarten Lösungen. Gerade die beliebte Wirtschaftsregion Ulm sollte auf eine Digitalisierung von Arbeitsprozessen achten, da sie dadurch wettbewerbsfähig bleibt und große Erfolge erzielt.