Projektmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei Projekten

 Deshalb steigt die Notwendigkeit, dass Projekte möglichst optimal durchgeführt werden, steil an. Im Digitalzeitalter steht Unternehmen eine Vielzahl von Projektmanagement-Software zur Verfügung, die bei der Bewältigung von Projekten helfen. Was sind die Anforderungen an gute Programme und wie sieht die Unterstützung aus, die durch diese geleistet wird?

Der übliche Projektrahmen

Projekte sind in der Mikrowirtschaft akribisch untersucht worden, sodass Projektleiter den ungefähren Rahmen kennen, in dem sich Projekte bewegen. Projekte müssen geplant, gesteuert und beendet werden. Somit gehören die Definition, Durchführung und der Abschluss zu einem Projekt, während Monitoring dazu dient, das Projekt zu überwachen, um positive Entwicklungen zu unterstützen und bei Fehlentwicklungen dagegen zu steuern. Mehr Informationen zum Thema bietet der Einblick in die Projektmanagement-Software bei Inloox.de.

Performanz und Funktionsvielfalt

Gute Projektmanagement-Software zeichnet sich dadurch aus, dass sie leistungsstark und vielseitig ist, wobei das Portfolio an Funktionen mit den Anforderungen des Unternehmens harmonieren sollte. Wichtig ist beim Funktionsangebot die Integration von benutzerdefinierten Feldern, da es nur so möglich ist, dem Ausnahmefall gerecht zu werden und die Flexibilität für das Projekt zu gewährleisten.

Projektbeteiligte benötigen Durchblick

Projekte setzen sich aus bestimmten Aufgaben zusammen, die einer Zuordnung bedürfen. Die Abbildung des Aufgabensets mit der Möglichkeit der Zuordnung der Mitarbeiter gehört zum unverzichtbaren Funktionsumfang von leistungsfähiger Projektplanungssoftware. Ferner ist es nützlich, mithilfe von Meilensteinen besonders wichtige Etappenziele hervorzuheben, während die Unterteilung größerer Aufgaben in mehrere kleine Aufgaben ebenfalls ein erweitertes Feature mit Mehrwert ist. Eine anschauliche Visualisierung der Aufgaben inklusive der Deadlines hilft jedem Mitarbeiter bei der Orientierung. Damit sämtliche Fortschritte des Projekts in Echtzeit überwacht werden können, müssen Mitarbeiter die Möglichkeit der jederzeitigen Dokumentation ihrer Arbeitsergebnisse haben. Schließlich benötigen Projektleiter die Option der Priorisierung von Aufgaben, die sich aus der Art der Aufgaben sowie zeitlich, zum Beispiel bei akuter Zeitnot, ergibt. Weitere Menüpunkte informieren die Projektleiter über die Auslastung und das Budget.

Lebendige Interaktion

Um die Interaktion zwischen den Projektbeteiligten auf jeder Ebene zu fördern, sollten diese nicht nur dazu die Möglichkeit haben, ihre Arbeitsfortschritte zu dokumentieren, sondern auch über andere Aspekte, die das Projekt betreffen, zu diskutieren. Im Idealfall können Mitarbeiter ihre Berichte und Analysen zu einem Projekt beisteuern, Kommentare abgeben und im Chat in Echtzeit miteinander kommunizieren, untereinander Dateien austauschen sowie gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

Ortsunabhängiges Arbeiten nach dem Ideal von BYOD

Für eine ortsunabhängige Integration in das Projekt sollte eine Kompatibilität mit den wichtigsten Betriebssystemen für Smartphones gewährleistet werden, was zugleich mit BYOD (bring your own device) eine wichtige Anforderung im modernen Arbeitsleben der Industrie 4.0 unterstützt. Bei der Frage, ob Cloud oder On-Premise, ist das Pendel eindeutig zu smarten Cloud-Lösungen ausgeschlagen, was Unternehmen die nötige Geschwindigkeit und Flexibilität bietet und sie von der Bürde von Pflege und Wartung befreit.

GANTT-Diagramm hilft bei Visualisierung

Bei der Visualisierung von Projektabläufen ist die Darstellung mittels GANTT-Diagramme eine bewährte Vorgehensweise. Das GANTT-Diagramm bringt den Vorteil mit sich, dass sich die Aufgaben und Ereignisse mitsamt der Zuordnung der Mitwirkenden zeitbezogen anzeigen lassen, sodass jeder Mitarbeiter auf einen Blick seine aktuellen Aufgaben mitsamt der noch verfügbaren Zeit erfasst. Der richtige Ablauf ist für Projektleiter die Zusammenfassung der im Team herausgearbeiteten Projektideen in einer Mindmap und die anschließende Darstellung in einem GANTT-Diagramm.

Gute Projektmanagement-Software führt zu gutem Projekt

Mit einer Projektmanagement-Software können Projektleiter eine leistungsstarke Unterstützung für den Ablauf von Projekten erwerben, um die Effizienz von Projekten erheblich zu steigern und die Aufgaben sinnvoll zu koordinieren. Die Mitarbeiter erhalten auf diese Weise jederzeit und an jedem Ort den Überblick über die Projektaufgaben und Ziele , sodass sie stets wissen, was gerade ansteht und ferner die weiteren Projektziele im Blick haben.
Darüber hinaus trägt die anschauliche Visualisierung der Aufgaben mit allen Fortschritten und Meilensteinen dazu bei, dass sämtliche Mitwirkenden einen Motivationsschub erfahren. Da die Software jedem Beteiligten eine ständige Orientierung ist, sollte die Auswahl des geeigneten Programms gewissenhaft erfolgen.