Dienstreise stressfrei gestalten

Doch eine schlechte oder falsche Planung, fehlende Absprachen und eine verzögerte Reisekostenrückerstattung können die Dienstreise sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zur Zerreißprobe machen. Damit die Dienstreise für alle Beteiligten zum Erfolg wird, sollten also einige Dinge im Voraus geklärt und beachtet werden.

Das zählt als Dienstreise

Grundvoraussetzung für eine Dienstreise ist die Anordnung einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich hier um einen Aufenthalt von einer Stunde, einem Tag, oder einem Monat handelt: jegliche angeordnete berufliche Tätigkeit außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte oder des Wohnortes zählt als Dienstreise. Eine Ausnahme besteht allerdings, wenn die Auswärtstätigkeit zur alltäglichen Arbeit gehört – wie etwa bei Installateuren oder Elektrikern.

Wer übernimmt die Kosten für die Dienstreise?

Eine gesetzliche Regelung, dass Arbeitgeber die Kosten für eine Dienstreise übernehmen müssen, besteht nicht. Daher ist die Handhabung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Grundsätzlich übernehmen die meisten Arbeitgeber die gesamten Kosten für die Dienstreise, denn sie können die Kosten dann als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte die Kostenübernahme aber in jedem Fall vor dem Antritt der Reise besprochen werden. Wenn die Kosten nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, können sie vom Arbeitnehmer selbst als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Welche Reisekosten können geltend gemacht werden?

Fahrtkosten

Zu Fahrtkosten zählen Transportkosten wie etwa Flüge, Taxifahrten, oder Zug- und Busfahrten. Alle Rechnungen, die durch die Fahrten entstehen, müssen aufbewahrt werden. Die Kosten können dann mit den zugehörigen Belegen bei der Steuererklärung angegeben werden. Bei Dienstreisen, die mit dem Firmenauto getätigt werden, können Tankbelege oder andere Rechnungen aufbewahrt und die Kosten geltend gemacht werden. Etwas komplizierter wird es bei der Fahrt mit dem Privatfahrzeug.
Hier erfolgt die Abrechnung der Fahrtkosten über Kilometerpauschale. Alle dienstlichen Wege werden dabei mit einem Fahrtenbuch dokumentiert. Anschließend können für diese Fahrten Pauschale von 30 Cent pro Kilometer geltend gemacht werden.

Nächtigungskosten

Bei mehrtägigen Dienstreisen fallen unweigerlich Nächtigungskosten an. Diese können wiederum vom Arbeitgeber in entsprechender Höhe übernommen werden. Wenn die Nächtigungskosten nicht erstattet werden, können Arbeitnehmer die Kosten in Form von Übernachtungspauschalen geltend machen. Für Dienstreisen, die innerhalb von Deutschland stattfinden, betragen die Pauschale 20 Euro pro Nacht. Findet die Dienstreise außerhalb von Deutschland statt, richten sich die Übernachtungspauschale an das jeweilige Reiseland und die dortigen Lebenshaltungskosten.

Verpflegungsmehraufwand

Unter den Verpflegungsmehraufwand fallen Kosten für Essen und Trinken. Beim Verpflegungsmehraufwand werden die Kosten nicht in entsprechender Höhe ersetzt, sondern es können Pauschbeträge abgesetzt werden. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Dauer und dem Ort der Auswärtstätigkeit. So kann etwa für eine Dienstreise, die weniger als acht  Stunden dauert, kein Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Wie bei den Nächtigungskosten gelten auch hier für das In- und Ausland unterschiedliche Pauschbeträge, die sich an die Lebenshaltungskosten richten.

Reisenebenkosten

Unter Reisenebenkosten können alle Kosten zusammengefasst werden, die weder zum Verpflegungsmehraufwand, zu den Fahrtkosten, noch zu den Nächtigungskosten zählen. Hierzu gehören etwa Eintritte zu Messen, das Trinkgeld für Kellner oder Kosten, die etwa für die Gepäckaufbewahrung entstehen.
Auch hier gilt: die Belege müssen stets als Nachweis aufbewahrt werden und werden anschließend vom Arbeitgeber in Gänze zurückerstattet oder können selbst steuerlich geltend gemacht werden.

Spesenabrechnung mit Firmenkreditkarten verkürzen

Selbst wenn die Kosten letzten Endes vom Arbeitgeber übernommen werden, kommt es häufig vor, dass unternehmerische Ausgaben zuerst aus der eigenen Tasche des Arbeitnehmers gezahlt werden müssen. Im Zuge einer aufwändigen Reisekostenrückerstattung können die Spesen dann zurückgefordert werden. Um diesen Prozess einfacher und effizienter zu gestalten, können Firmenkreditkarten für Mitarbeiter verwendet werden. Moderne Anbieter erlauben eine unbegrenzte Erstellung von physischen und virtuellen Kreditkarten.
So kann für jeden Verwendungszweck eine eigene Kreditkarte ausgestellt werden – etwa für die nächste Dienstreise. Die Kreditkarten sind mit dem jeweiligen Geschäftskonto verbunden und mit einem Limit ausgestattet. Innerhalb von diesem Budget Mitarbeiter agieren und jegliche anfallende Kosten bequem begleichen. So muss es zu keinen Privatauslagen kommen, wodurch die zeitaufwändige Spesenabrechnung nach der Dienstreise entfällt.
Dienstreisen sind eine willkommene Abwechslung im Arbeitsalltag. Doch ohne die richtige Planung und Absprache mit allen Beteiligten kann die Dienstreise zu einer großen Herausforderung werden. Um die Dienstreise sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber einfacher zu gestalten, sollten Unternehmen die Verwendung von Firmenkreditkarten in Betracht ziehen. Dadurch können Mitarbeiter alle dienstlichen Ausgaben bequem über die
Karte tätigen, während die Transaktionen transparent im Blick bleiben. Durch die Verbindung mit dem Geschäftskonto kommt es zu keinen Privatauslagen und die Spesenabrechnung gehört der Vergangenheit an – das spart Zeit und Nerven.