Die Arbeitszeiteinteilung: Von Eulen, Lerchen und Tauben lernen

Die drei Vogelarten

Es gibt Menschen, die können am produktivsten sein, wenn der junge Morgen gerade die ersten Lichtstrahlen am Horizont hat erscheinen lassen. Sie stehen um vier Uhr in der Frühe auf, strecken sich zwei-, dreimal und nach einer entsprechenden Morgentoilette samt Frühstück geht’s auf den Weg zur Arbeit. Diese werden gerne „Lerchen“ genannt. Dann gibt es „Eulen“, Menschen, die erreichen ihr Produktivitätshoch zu einem Zeitpunkt, an dem andere sich schon langsam bettfertig machen. Bei Menschen, die im Home-Office arbeiten, ist beides kein Problem, da dies aufs Optimale an die Bedürfnisse der arbeitenden Person angepasst ist. Unter „Taube“ lassen sich all jene zusammenfassen, die einen regulären Schlafrhythmus haben und damit eben die 8 bis 16 Uhr Schicht abdecken können. Aber dies bei einer großen Anzahl an Personen einzuteilen und festzuhalten, wäre genau der Job, für den man einen Dienstplan bräuchte.

Arbeitszeit und Präferenzen

Deutlich schwieriger wird es dann, wenn die Arbeit es erforderlich macht, um eine bestimmte Uhrzeit an einem bestimmten Ort, namentlich Arbeitsbeginn und Arbeitsplatz, zu erscheinen. Da wird es dann notwendig, einen Dienst- oder Schichtplan zu erstellen, damit man erstens weiß, wer wann wo zu sein hat und sich zweitens darauf verlassen kann. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten einen Dienstplan zu erstellen, unterschiedliche Anbieter, welche die diversen Optionen eventuell sogar als absolut hilfreiche Computerlösung feilbieten.
Wirft man einen Blick in die Nachrichten, weiß man auch deutlicher um die Wichtigkeit eines solchen Plans. 2,2 Prozent Arbeitslose im Mai in Ulm. Händeringend werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in nahezu allen Brnachen gesucht. Hilfreich wäre es dann, wenn diese Mitarbeiter wissen, wie ihre Arbeitszeiten aussehen. Und da kann der Dienstplan dienstreich zur Hand gehen.

Das Dienstplan-Drama

Nicht jeder kann einen Dienstplan schreiben. Das geht schon damit los, dass nicht jeder darum weiß, welche Informationen in einen solchen Plan gehören. Außerdem ergibt es nicht viel Sinn, wenn es sich bei der Firma um einen drei-Mann-Betrieb handelt, der 24 Stunden geöffnet hat. Dann ist klar: Jeder arbeitet 8 Stunden. Einer ist dann von 8 bis 16 Uhr zur Stelle, der nächste von 16 bis 24 Uhr und der letzte macht die Friedhofsschicht von 24 bis 8 Uhr. Damit ist den Talenten und den persönlichen Produktivitätszeiten Genüge getan.

Teambildung mal anders?

Wenn aber mehrere Personen im Betrieb arbeiten? Hier wäre die Lösung, drei Teams zu gründen, nämlich Lerche, Eule und Tauben. Damit könnte auch gleich erfasst werden, ob vielleicht ein Mitglied des Teams „Taube“ doch eher ein Fall für die Lerchen- oder die Eulenschicht wäre. Zudem zählt zu einem Dienstplan auch die Information, wer im Urlaub ist, auf Fortbildung oder gar arbeitsunfähig erkrankt. Dies wiederum ist notwendig, damit schnell und ohne viel Federlesen ein notwendiger Ersatz beschafft werden kann, sei es per Zeitarbeitsfirma oder per Option eines kurzfristigen Team-Wechsels. Des Weiteren ist Dienstplangestaltung eine gewisse Art und Weise der Demokratisierung der Arbeitswelt, da Personen schnell anbieten könnten, entweder eine weitere Schicht einzuspringen oder untereinander die Schichten tauschen.
Nun stellt sich natürlich die Frage, wie man einen solchen Dienstplan aufstellt, abgesehen natürlich von den oben schon ausgeführten Digitallösungen. Klar ließe sich da mit einem Tabellenkalkulationsprogramm arbeiten. Das ist nicht schwer und relativ einfach. Man öffnet ein neues Dokument, trägt die Wochentage in die Zeile B1 bis F1, während die A-Spalte von A 2 bis A 50 in Halbstundenschritten gefüllt wird. Allerdings: Das Dokument kann sehr schnell unübersichtlich werden.
Außerdem können sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen, wie auch bei der Klassikeroption des Dienstplanschreibens, der Nutzung von Stift und Zettel. Eine Software hingegen, die eventuell mithilfe von Smartphones überall eingesehen werden kann und konstant upgedatet wird und bei der jeder seinen Input liefert, könnte die Lösung sein.