Prozessoptimierung in Unternehmen nimmt zu

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Programme, wie Footprints, unterstützen die Mitarbeiter bei der Reduzierung des Arbeitsaufwandes. Doch die generelle Optimierung braucht noch etwas mehr. Zu den wichtigsten Schritten gehören die folgenden Informationen.

Das Bewusstsein ist der erste Schritt

Bevor mit der Optimierung der Prozesse begonnen werden kann, muss im Unternehmen erst einmal das Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass eine Optimierung notwendig ist. Aber wie funktioniert das? Es handelt sich hierbei um einen langfristigen Prozess, der unter anderem auch mit dem Qualitätsmanagement im Zusammenhang steht. Viele Unternehmen suchen sich dafür eine professionelle Unterstützung. Daher ist es gut, Verantwortlichkeiten festzulegen und diesen die Aufgabe für die Optimierung der Prozesse zu geben.

Analysen als Basis für Verbesserungen

Um Verbesserungen erzielen zu können, ist eine Analyse des aktuellen Zustandes notwendig. Hierbei handelt es sich um den sogenannten Ist-Zustand. Begonnen wird jedoch erst mit den Kernprozessen, bevor der Stern der Optimierung sich in weitere Wege teilt.
Die Dokumentation der bestehenden Prozesse ist eine wichtige Grundlage und kann in einem Flussdiagramm dargestellt werden. Auch Zeitmessungen sind eine gute Idee. So lässt sich gut erkennen, wo Optimierungen möglich sind und wie sie angegangen werden können.

Realistische Ziele festsetzen

Im nächsten Schritt werden realistische Ziele festgelegt. Im Rahmen der Prozessoptimierung sind schon viele Unternehmen gescheitert, da die Ziele, die sie sich gesetzt haben, zu hoch gewesen sind. Daher sollten kleine Ziele festgelegt werden, die sich auch innerhalb der vorgegebenen Zeit erreichen lassen. Zudem sollten für die einzelnen Bereiche auch einzelne Ziele erfolgen, wie die Kostenoptimierung oder zeitliche Einsparungen bei den einzelnen Prozessen.

Etablierung und Evaluierung nicht vergessen

Das Erreichen der Ziele bringt natürlich ein Hoch im Unternehmen mit sich. Dabei sollte aber nicht vergessen werden, dass auch eine Etablierung der Ziele eine wichtige Basis darstellt. Sie sorgt dafür, dass die optimierten Prozesse auch dauerhaft in den Alltag übernommen werden und die Verbesserungen dauerhaft bestehen. Nach den ersten Wochen sollte zudem über eine Evaluation geschaut werden, inwieweit sich auch dauerhaft unter der Optimierung etwas verändert hat.