Personaleinsatzplanung effektiv gestalten

 Doch die bunte Mischung aus kreativen Köpfen, Praktikern und Allroundtalents ist der Schlüssel zum Erfolg. Denn nur durch die unterschiedlichen Qualitäten, Kompetenzen und Fähigkeiten kann sich das Zahnrad des Betriebs beständig weiterdrehen. Tatsächlich reicht es jedoch nicht aus, über kompetente und vielfältige Arbeitnehmer zu verfügen. Die Angestellten müssen auch effektiv und gezielt eingeteilt werden. Spricht man von der Personaleinsatzplanung - oder kurz PEP - geht es um die strategische Verteilung der Mitarbeiter auf die vorhandenen Arbeitsbereiche. In der Praxis zeigt sich, dass der Begriff häufig mit dem Workforce Management verwechselt wird. Tatsächlich muss zwischen den beiden Bezeichnungen aber eine klare Linie gezogen werden.
Schließlich stellt die Personaleinsatzplanung eine Unterkategorie des Workforce Managements dar und deckt somit nur einen Teilbereich der umfassenden Komponenten ab.

Was beeinflusst den Personalbedarf?

Das übergeordnete Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, die vorhandenen Mitarbeiter auf die bestehenden Positionen zu verteilen.
Kopfloses und willkürliches Vorgehen ist hierbei jedoch fehl am Platz. Denn die Mitarbeiter sollen abhängig von ihren Qualifikationen, Kompetenzen und Wünschen zugeordnet werden. Zu vermeiden ist zudem das Überschneiden von Arbeitszeiten, da es dadurch zu Unter- und Überbesetzung kommen kann. Wird die Personaleinsatzplanung von geschulten Mitarbeitern der Personalabteilung durchgeführt, können Rückschlüsse auf den Personalbedarf gezogen werden.
Dadurch ergeben sich wichtige Personalentscheidungen, wie zum Beispiel mögliche Entlassungen, Versetzungen, Weiterbildungen oder Einstellungen der Angestellten.

Was ist wichtig bei der Personalplanung?

Neben einem ausreichend großen Personalstamm, analytisches Denken und organisatorischen Talent gilt der Dienstplan als unverzichtbares Werkzeug der Personalplanung. Dadurch werden die Arbeitszeiten der Angestellten eindeutig definiert und Engpässe oder Überbesetzung kann vermieden werden. Des Weiteren stellt ein guter Dienstplan die Mitarbeiterzufriedenheit sicher und steigert die Produktivität eines Unternehmens. Es empfiehlt sich allerdings, Exceltabellen und händischen Dienstplänen den Rücken zuzukehren und sich stattdessen mit einem digitalen Dienstplan zu behelfen.
So hat sich zum Beispiel das Unternehmen Papershift auf die Themen “ Dienstplanung und Zeiterfassung ” spezialisiert. Durch die firmeneigene Software profitiert die Personaleinsatzplanung von den technischen und digitalen Möglichkeiten der heutigen Zeit und optimiert somit die Personalplanung der Unternehmen. Papershift konnte sich durch seine ausgezeichnete Software unter den führenden Anbietern im deutschsprachigen Raum positionieren und blickt stolz auf mehr als 200.000 zufriedene Kunden zurück.

Wie digitale Dienstplanung die Personaleinteilung erleichtert

Doch noch immer gibt es Unternehmen, die am Dienstplan in Papierform festhalten. Die Schichten werden händisch von Führungskräften oder direkt von den Mitarbeitern eingetragen und sind alles andere als professionell und übersichtlich.
Doch auch ein Dienstplan, der mit Excel erstellt wurde, ist nicht das Gelbe vom Ei. Er entspricht nicht den gängigen Vorschriften zum Datenschutz, kann manipuliert werden und bedeutet einen erhöhten administrativen Aufwand für die Angestellten.

Wer sich jedoch für die digitale Dienstplanung entscheidet, profitiert von unschlagbaren Argumenten:

Automatisierung: Durch die Hilfe des Programms können menschliche Fehler ausgeschlossen werden. Die Dienstpläne sind übersichtlich angelegt und die Software weist den Editor beim Eintragen auf mögliche Fehler oder Defizite automatisch hin
Gesetzeskonformität: Die Bundesregierung gibt klare Vorschriften für das Arbeiten vor. So müssen Datenschutz und Arbeitszeiten konsequent eingehalten werden. Der digitale Dienstplan unterstützt in diesen Punkten.
Analysen: Dank des digitalen Dienstplans sind Metriken und Datensätze vorhanden, die dem Unternehmen zu einer gesteigerten Performance verhelfen können. Die Personalplanung kann effizienter umgesetzt werden und Schwachstellen werden gezielt ausfindig gemacht.
Mitarbeiterzufriedenheit: Ein digitaler Dienstplan zeichnet sich in erster Linie durch Transparenz und Mitbestimmung aus. So ist es den Angestellten möglich, Termine, Wunschschichten und Urlaubszeiten anzugeben, die in der Dienstplanung berücksichtigt werden. Das sorgt für mehr Motivation und steigert die Produktivität der Angestellten.