Erfolgreiche Vereinsarbeit mit Newslettern

Sie haben auch soziale Aufgaben, fördern beispielsweise Zusammenhalt und Teamwork. Für die Verantwortlichen bedeutet Vereinsarbeit aber auch viel Aufwand, beispielsweise auf der administrativen Seite. Daher ist es sinnvoll, auf zeitsparende Hilfsmittel wie Vorlagen für Newsletter zurückzugreifen, um beispielsweise bei der Gestaltung Zeit zu sparen. Und der Aufwand ist nicht nur dann hoch, wenn es um die Koordination von Groß-Events wie der Ulmer Sportwoche geht. Auch die alltägliche Organisation der Öffentlichkeitsarbeit kann wöchentlich mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Mit einem Newsletter kann man Vereinsmitglieder und potenzielle Interessenten einfach, schnell und kostengünstig erreichen. Vor allem für die Gewinnung neuer Mitglieder ist er ein wichtiges Tool -  bereits seit Jahren vermelden Vereine in Deutschland sinkende Zahlen.
Verantwortlich dafür sind zum einen die Überalterung der Bevölkerung, zum anderen das unmoderne Image von Vereinen. Hier können digitale Maßnahmen wie der Aufbau einer modernen Website und Nutzung von Kommunikationskanälen wie E-Mail oder Social Media konkret bei der Imageverbesserung helfen. Um die Vereinsarbeit per Newsletter so effektiv und sicher wie möglich zu gestalten, müssen einige Regeln beachtet werden. Mit am wichtigsten: Die Vereinsmitglieder, aber auch andere Personen, die den Newsletter erhalten sollen, müssen dafür ihre Einwilligung geben. Dazu dient das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren.
Dabei bekommt ein Interessent, der seine E-Mail-Adresse in die Maske des Bestellformulars einträgt, zunächst eine Mail, in der er über einen Link die Anmeldung erneut bestätigen muss. Erst dann darf das Vereinsmitglied oder der Interessent in den Verteiler aufgenommen werden. Achtung: Die Opt-in-Mail darf lediglich das Vereinslogo enthalten, nicht aber Werbung. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass sich jeder Abonnent des Newsletters jederzeit wieder von diesem abmelden kann. Ein entsprechender Link muss in jeder Ausgabe enthalten sein. Ein Newsletter dient dazu, Vereinsmitglieder und solche, die es werden möchten, kurz und knapp zu informieren.
Diese Information beginnt bereits bei der Überschrift, die dementsprechend informativ und gleichzeitig unterhaltsam gestaltet werden sollte. Hinsichtlich der inhaltlichen Gestaltung ist es sinnvoll, sich genau zu überlegen, welche Nachrichten für den Empfängerkreis relevant sind. So sind die Ergebnisse einer Vorstandswahl zwar für bestehende Mitglieder interessant, aber nicht für potenzielle Neu-Mitglieder. Anders verhält es sich bei Vereinsaktivitäten, die möglichst allen Newsletter-Abonnenten mitgeteilt werden sollten. Allerdings sollte man sich bei jedem Newsletter genau überlegen: Wo liegt der Nutzwert für den Leser? Anstatt also lediglich darauf hinzuweisen, dass de mnächst ein großes Sportfest des eigenen Vereins stattfindet, sollte man ebendieses dem Leser schmackhaft machen.
Beispiele: Dort kann er Einblicke in die Sportart erhalten, es gibt Schnupper-Einheiten und natürlich den Kontakt zu Vereinsverantwortlichen. Wer den Vereins- Newsletter besonders effektiv gestalten möchte, koppelt diesen an eine Aktion: Was spricht dagegen, einfach mal drei Trainingseinheiten zu verlosen?   Photo by Tumisu on Pixabay