allcop sorgt für Ordnung bei den Software-Lizenzen - [s.i.g.] unterstützt beim Aufbau des Software Asset Managements

„Bis vor kurzem hatten wir das typische Mittelstandproblem: Der Bestand der Software-Lizenzen war über die Jahre gewachsen, wurde immer einzeln nachlizensiert und manuell nach bestem Wissen und Gewissen verwaltet. Damit konnten wir aber irgendwann der Nachweispflicht nicht mehr genügen", beschreibt Hubert Ohmayer, als Prokurist verantwortlich für die IT bei der allcop Farbbildservice GmbH & Co. KG, die Ausgangssituation. Mit dem neuen Software Asset Management besteht heute nicht nur mehr Rechtssicherheit für den Fall jederzeit möglicher Überprüfungen durch Microsoft. Mithilfe einheitliche Lizenzmodelle kann das Unternehmen nun auch deutlich flexibler auf neue Anforderungen reagieren.
allcop wurde 1959 gegründet und ist einer der führenden White-Label Anbieter zur Individualisierung von Markenprodukten und bei der Herstellung von Foto- und Lifestyleprodukten. 200 Mitarbeiter fertigen für namhafte Markenartikelhersteller und Handelspartner emotionale Produkte mit individuellen Botschaften und Bildern. Die insgesamt 150 Rechner im Unternehmen waren bis zur Umstellung mit ganz unterschiedlichen Office- und Windows-Versionen ausgestattet.
Deswegen nutzte das Unternehmen die Chance, mit der Einführung des neuen Lizenzmodells, alle Rechner auf einen einheitlichen Stand zu bringen. Vorbereitet wurde die Umstellung im Rahmen eines Workshops. „Dabei wurde recht schnell klar, dass es absolut sinnvoll wäre, mit dem Microsoft-Distributor Comparex einen weiteren Partner mit ins Boot zu nehmen. Denn mit dessen Hilfe konnten wir die Lizenzmodelle feintunen", erzählt Hubert Ohmayer. Eines der Ergebnisse war der Beschluss, die bisher einheitliche Inhouse-Struktur aufzulösen und für das Tochterunternehmen Foto Online Service GmbH im Unterschied zum Mutterhaus ein cloudbasiertes Modell einzuführen. Denn das passte deutlich besser zu den Abläufen als eine On-Premise-Lösung. Der Umstellungsprozess konnte im Juli 2017 abgeschlossen werden.
„Wir sparen jetzt zwar bei den Lizenzkosten nicht viel ein, sind aber deutlich flexibler als früher. Und da die bisher sehr aufwendige manuelle Verwaltung komplett entfallen ist, liegen die Folgekosten natürlich deutlich niedriger als zuvor", so Hubert Ohmayer. Insgesamt umfassen die neuen Lizenzmodelle neben den 150 Clients 16 Server-, 80 Exchange- sowie 60 Office-Lizenzen. Dazu kommen weitere 20 SharePoint-Server. „Dass wir dieses Projekt in sehr kurzer Zeit zum Erfolg bringen konnten, liegt sicher auch an der kompetenten Unterstützung und der Offenheit von [s.i.g]. Die Berater haben nicht darauf bestanden, alles selbst machen zu wollen. Sie holten ohne zu zögern Comparex mit ins Boot, als klar wurde, dass dies die bessere Lösung ist", erklärt Hubert Ohmayer.