Wie Datenflussdiagramme helfen, die Digitalisierung voranzubringen

Ein paar Computer aufstellen reicht nicht

Die Digitalisierung ist in aller Munde. Die Bundesregierung hat diesem Thema viel Platz in ihrem Programm für die aktuelle Legislaturperiode eingeräumt. Damit werden die Rahmenbedingungen geschaffen, damit eine vernetzte Wirtschaft entstehen kann. Stromnetze, Unternehmen mit verschiedenen Filialen, kooperierende Unternehmen und die Behörden setzen auf computergestützte Prozesse. Ziel ist es, effizienter zu arbeiten. Durch einheitliche digitale Arbeitsabläufe wird viel Arbeitszeit eingespart und neu verteilt. Auf diese Weise wird der Fachkräftemangel gelindert. Damit der gewünschte Effekt eintritt, müssen die Prozesse detailliert durchdacht werden. Bleibt dies aus, hilft das beste Rechenzentrum nichts. Ein wichtiges Werkzeug für die Planung ist das Datenflussdiagramm. Mit ihm lassen sich die Folge von Arbeitsschritten, Daten- und Informationsflüssen darstellen.

Bewährte Methode zum Veranschaulichen von Prozessen

Programmierer nutzen Datenflussdiagramme, um komplexe Programmabläufe aufzuzeichnen. Sie stellen dar, an welcher Stelle Dateneingaben erforderlich sind, welche Rechenoperationen erfolgen und an welcher Stelle Ergebnisse ausgegeben werden sollen. Erst wenn klar ist, wie ein Programm ablaufen soll, beginnt der Programmierer mit der Codierung der Software. Datenflussdiagramme verwenden verschiedene geometrische Symbole, etwa Rechtecke, Kreise oder Pfeile. In Verbindung mit den Beschriftungen zeigen sie an welcher Stelle im Prozess welche Aktion erfolgt. Im Diagramm kann anschaulich dargestellt werden, welcher Programmschritt bei der Erfüllung einer bestimmten Bedingung erfolgt. Diese Logik lässt sich auch außerhalb der EDV anwenden. Ein Beispiel ist die Definition von Arbeitsabläufen.

Einfache Symbolik

Datenflussdiagramme sind einfach zu verstehen. Am unkompliziertesten lassen sie sich mit professionellen Tools erstellen. Es werden hauptsächlich vier Elemente verwendet. Die externe Einheit sind Daten oder Akteure, die dem System von außen zur Verfügung gestellt werden. Sie wird durch Rechtecke dargestellt.
Der Prozess wird je nach System durch einen Kreis, ein Rechteck oder manchmal durch eine Raute verdeutlicht. Symbolisiert wird der Vorgang der Verarbeitung der Eingabedaten, sodass ein Output entsteht. Dieser wird in den Datenspeicher geschrieben. Bei der Darstellung eines Produktionsprozesses könnte der „Datenspeicher“ die Auslieferung sein. Pfeile symbolisieren im Datenflussdiagramm den Weg, den die Daten nehmen. Sie stellen zudem Schnittstellen zu anderen Komponenten eines übergeordneten Prozesses dar. Eine modulare Programmierung ist besonders bei komplexen Aufgaben sinnvoll. Dabei werden mehrere Programmteile entwickelt und miteinander verknüpft. Alle Komponenten erhalten eine entsprechende Bezeichnung, sodass jeder genau zuordnen kann:

• was in einem bestimmten Prozess passiert
• welche Daten benötigt werden
• welches Ergebnis ausgegeben wird

Vielfältige Nutzungsmöglichkeiten

Der Ursprung der Datenflussdiagramme liegt vor gut 100 Jahren. 1921 haben die US-Ingenieure Frank und Lillian Gilbreth erstmals einen Prozess durch Grafiken dokumentiert. Heute werden sie für verschiedene Zwecke verwendet:

• Entwicklung von Software und Datenbanken
• Darstellung von Arbeitsabläufen in Unternehmen
• Analyse von Unternehmenskonzepten
• Analyse von Systemen technischer und nicht technischer Natur

Datenflussdiagramme sind also effiziente Werkzeuge, um den Fluss von Informationen in einem Prozess zu verdeutlichen. Sie sind die Grundlage für die Codierung von Software und können in Unternehmen Arbeitsabläufe beschreiben. Sie sind ein wesentliches Hilfsmittel, um die Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft zu planen.