Gute von schlechten Hausverwaltern unterscheiden

Dennoch gibt es zahlreiche Merkmale, anhand derer sich feststellen lässt, ob ein Wohnungseigentumsverwalter kompetent, zuverlässig und engagiert ist oder nicht. .

Wie man gute von schlechten Hausverwaltern unterscheidet

Gute WEG-Verwalter verfügen über ein gewisses Maß an Kompetenz, d.h. über ausreichendes Fachwissen und regelmäßige Fortbildung. Während sich bisher jeder auch ohne eine solche Qualifikation als WEG-Verwalter bezeichnen konnte, hat sich dies ab dem 1. August 2018 geändert. Seitdem wird die Tätigkeit als gewerblicher WEG-Verwalter aufgrund einer Änderung der Gewerbeordnung (GewO) erlaubnispflichtig. WEG-Verwalter müssen nun eine Fortbildung nachweisen, um ihre Tätigkeit ausüben zu dürfen. Darüber hinaus besteht auch seit einigen Jahren die Pflicht zum Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflicht für Hausverwalter.
Ungeachtet dessen haben kompetente Verwalter ihr Fachwissen in der Regel durch eine Ausbildung in der Immobilienbranche erworben und sind regelmäßig Mitglied in einem einschlägigen Berufs- oder Fachverband, über den sie in der Regel wichtige Informationen erhalten. Außerdem zeigt sich die Kompetenz des Verwalters durch sein objektives und neutrales Auftreten gegenüber allen Eigentümern in der Wohnungseigentümerversammlung. Inkompetente und damit schlechte Verwalter werden vor allem gegenüber kritischen Eigentümern oft polemisch, entziehen ihnen das Rederecht in der Eigentümerversammlung oder versuchen, sie einzuschüchtern (z.B. durch Anschreien oder Stimmungsmache).
Die Zuverlässigkeit eines guten WEG-Verwalters erkennt man nicht nur an einem eingerichteten und ausgestatteten Büro mit festen Arbeitszeiten sowie regelmäßigen Sprechstunden und seinem prompten Rückruf bei Nichtreichbarkeit. Vielmehr übt er ein Höchstmaß an Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt bei der kaufmännischen - insbesondere finanziellen - und technischen Betreuung der Eigentümergemeinschaft aus, was für alle Eigentümer gilt. Im Gegensatz dazu sind schlechte Verwalter nachlässig und oft nicht neutral gegenüber allen Eigentümern.
Alles in allem entsteht so der Eindruck, dass der Verwalter unseriös ist - kriminelle Handlungen zum Nachteil der Wohnungseigentümer sind nicht auszuschließen. Ein guter Verwalter ist engagiert und kümmert sich schnell um die Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft. So werden beispielsweise Beschlüsse der Eigentümerversammlung so schnell wie möglich umgesetzt.
Ein schlechter Verwalter hingegen kümmert sich kaum um die Interessen und Anweisungen der Eigentümergemeinschaft oder tut dies nur unter Druck (Anfragen, Mahnungen, Fristsetzungen). Im Gegensatz zu schlechten Verwaltern sind gute Verwalter auch zur Kritik fähig. 
Wer es mit einem schlechten Verwalter zu tun hat, ist wahrscheinlich gut beraten, den Verwalter in Zusammenarbeit mit den anderen Eigentümern auszuwechseln. Unregelmäßigkeiten seitens des Verwalters in Bezug auf die Gelder der Eigentümergemeinschaft lassen sich in der Regel anhand der Kontoauszüge feststellen. Wenn die Einsichtnahme verweigert wird, deutet dies darauf hin, dass der Verwalter etwas zu verbergen hat. Daher ist es in solchen Fällen der Verweigerung umso wichtiger, auf der Einsichtnahme in die Kontounterlagen zu bestehen.

Verwaltung, Organisation und Koordination der Hausverwaltung 

Nicht nur der Inhaber der Hausverwaltung, sondern auch das "Gesamtpaket" aus Verwaltung, Organisation und Koordination sollte professionell sein. Neben angemessen eingerichteten Büroräumen sollte die Hausverwaltung so besetzt sein, dass zu den üblichen Bürozeiten jemand vor Ort ist. Wenn der Eigentümer oder der zuständige Verwalter nicht erreichbar ist, können die Eigentümer eine prompte Antwort erwarten.
Falls der verantwortliche Verwalter verhindert ist (z.B. wegen Urlaub oder Krankheit), sollte ein sachkundiger und ausreichend autorisierter Vertreter zur Verfügung stehen. Idealerweise sollten auch die Mitarbeiter des Eigentümers über eine Ausbildung in der Immobilienbranche verfügen und sich regelmäßig weiterbilden, sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Außerdem sollten Eigentümer die Entfernung zwischen ihrer Immobilie und dem Hauptsitz der Hausverwaltung berücksichtigen. Die beste Hausverwaltung nützt nichts, wenn der zuständige Verwalter im Notfall Dutzende von Kilometern entfernt ist.
Vor Ort eingesetzte Hilfspersonen der Hausverwaltung, wie z.B. Notdienste von Unternehmen oder ein Hausmeister, verfügen nicht immer über das insgesamt erforderliche Wissen. Besonders engagierte Hausverwalter können zudem eine Zertifizierung oder eine ähnliche Qualifikation vorweisen, wobei das entsprechende Zertifikat regelmäßig in den Büros der Verwaltung aushängt.
Instandhaltung und Instandsetzung von Immobilien und Grundstücken, Abschluss von Mietverträgen, Erstellung von Wirtschaftsplänen. Die Aufgaben eines Immobilienverwalters sind anspruchsvoll und umfangreich - und damit auch seine Haftung. Eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für Immobilienverwalter reduziert die Risiken.