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Ulm News, 14.06.2018 12:22

14. Juni 2018 von Ralf Grimminger
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Was kann eine Dokumentenmanagement Software?


Eine Software für Dokumentenmanagement hat die Aufgabe die Verwaltung von digitalen Dokumenten zu unterstützen. Früher ging es bei der Verwaltung für digitalisierte Dokumente, um diese besser zu finden. Im Vergleich zur normalen Dokumentenablage war der Aufwand aber höher.

 Dies war auf die hohen Kosten zurückzuführen, die spezielle für geschultes Personal und notwendiger IT-Infrastruktur entstanden sind. Der Einsatz hat sich entsprechend erst gelohnt, als lang weg gelegte Dokumente schnell wiedergefunden werden konnten. Daher war der wirtschaftliche Nutzen eines digitalen Verwaltungssystems recht schwer zu ermitteln.
Heutzutage sind Systeme für die Verwaltung digitaler Dokumente ganz anders aufgebaut. Die Systeme besitzen weit reichende Funktionen und Vorteile als die klassische Dokumentenverwaltung. Es geht nicht mehr nur um die Verwaltung von digitalen Schriftstücken, sondern es werden zudem auch alle Formen von elektronischen Dokumenten unterstützt. Somit ist der Aufwand, diese Dokumente in ein zentrales System abzulegen auch deutlich geringer. Die Importmöglichkeiten sind beispielsweise immens. Aufgrund einer OCR-Texterkennung ist keine manuelle Verschlagwortung mehr erforderlich, sondern die Software für Dokumente kann den Inhalt der Dokumente blitzschnell durchsuchen und die suchende Person mit den gewünschten Informationen liefern.
In der Tat gibt es viele Vorteile, die man mit einem zentralen Dokumentenmanagementsystem bekommt. Zunächst einmal schafft man es dem Papier zu entfliehen. Wer kennt das nicht? Da stapeln sich unendlich viele Ordner in den Regalen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Platz und Geld. Es müssen Dokumente ausgedruckt werden und diese alle irgendwo aufbewahrt werden.
Es müssen Regale, Ordner und Drucker gekauft werden. Durch ein modernes Dokumentenmanagement aber schaffen Sie es die Papier- und Aktenbestände ungemein zu verringern. Auf diese Weise ist es möglich mehr Struktur und Transparenz in den Arbeitsalltag zu bekommen. Die Zeitersparnisse sind dabei enorm. Endlich kann man sich mehr auf die Kernaufgaben konzentrieren. Ein Büroassistent ist somit auch nicht erforderlich, welcher die ganzen Unterlagen sortiert und abheftet.
Egal, ob man gerade ein Start-up gründet oder bereits ein Unternehmen hat, es kann sich durchaus lohnen in der Zukunft sämtliche Dokumente digital aufzubewahren statt diese einzeln auszudrucken. Moderne und erfolgreiche Unternehmen setzen schon seit langem auf digitale Dokumentensysteme. Dadurch wird viel Zeit geschaffen, die für wichtigere Aufgaben verwendet werden kann.



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