Universität Ulm: durchgängige Hochschulprozesse mit SAP Student Lifecycle Management

Die Universität Ulm wurde 1967 gegründet und ist damit die jüngste Universität Baden-Württembergs. Die zurzeit rund 10.000 Studentinnen und Studenten verteilen sich auf die Fakultäten Medizin, Ingenieurwissenschaft und Informatik, Mathematik und Wirtschaftswissenschaft sowie Naturwissenschaften. Im Zuge der Internationalisierung durch den Bologna-Prozess muss auch die Universität Ulm Prozesse in der Studentenverwaltung effizienter gestalten und Kosten senken. Einer modernen, auf Hochschulprozesse ausgerichteten IT-Lösung mit professioneller Ausrichtung auf die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Institution kommt dabei eine besondere Bedeutung zu. "Für die strategische Steuerung der Universität sind verlässliche Daten aus allen Bereichen notwendig. Dies gilt insbesondere für die Kernaufgaben Lehre und Forschung. Mit der integrierten Lösung von SAP schaffen wir dafür die notwendigen Voraussetzungen", so der Kanzler der Universität, Dieter Kaufmann. Seit 2012 stehen SAP und die Universität Ulm zum Thema Campus Management in Kontakt. Im ERP-Umfeld arbeitet die Universität Ulm bereits mit den Finanz- und Controllingmodulen und realisiert ihr hochschulweites Berichtswesen mit dem SAP Datawarehouse BI und dem SAP Portal. In Workshops konnten die SAP und Partner die Fachabteilungen der Universität Ulm vom Funktionsumfang von SAP SLCM überzeugen. Mit der Lösung können sämtliche Geschäftsprozesse der Studierendenverwaltung sowie weitere akademische Services und Unterstützungsprozesse wie Personalverwaltung oder Rechnungswesen in einer integrierten Lösung abgebildet werden. Auch Drittanwendungen lassen sich problemlos einbinden. „Die Ergebnisse der Prozessanalyse im Umfeld des Student Lifecycle Managements zeigten klar eine starke Integration mit anderen Bereichen, insbesondere dem Finanzmanagement, Berichtswesen und der Personalverwaltung. Die Lösungen von SAP erlauben uns hier eine möglichst enge Kopplung und Konsolidierung unserer Systemlandschaft“, sagt Professor Stefan Wesner, Direktor des Kommunikations- und Informationszentrums (KIZ) der Universität Ulm. Die Lösung unterstützt den gesamten Studienzyklus der Studierenden, angefangen von der Bewerbung, Zulassung und Einschreibung in einen Studiengang über die akademischen Leistungen bis hin zur Pflege der Beziehungen zwischen der Hochschule und Absolventen. Zudem lassen sich mit SAP SLCM alle Kernprozesse in Bezug auf akademische Leistungen abdecken: von der Einrichtung der akademischen Struktur einschließlich Regeln und Vorschriften für die Studiengänge über die Planung von Veranstaltungen und Prüfungen bis hin zur Kontrolle des Studienfortschritts. Auch die gezielte Beratung der Studentinnen und Studenten bei der Planung ihrer nächsten Semester, der gesamte Studienabschlussprozess und die Kontrolle bezüglich der Erfüllung von Studienanforderungen werden unterstützt. Die Universität Ulm ist darüber hinaus bereits vor einigen Jahren dem SAP University Alliances Programm beigetreten. Das Programm SAP University Alliances ist eine weltweite Initiative mit über 1.500 Mitgliedsinstitutionen in mehr als 80 Ländern. Mit dem Programm fördert SAP eine praxisnahe und zukunftsorientierte Ausbildung, indem sie Lehrenden und Studierenden weltweit Zugang zu neuen SAP-Technologien ermöglicht. Das Programm richtet sich an Hochschulen sowie berufliche Schulen, die SAP-Software aktiv in die Lehre integrieren wollen.